Diese Checkliste führt Sie durch die Einrichtung eines neuen Kontos. Arbeiten Sie die Schritte der Reihe nach ab: Was Sie hier einmal hinterlegen, erscheint später automatisch auf jedem Angebot und jeder Rechnung.
Legen Sie sich bereit: Firmenanschrift, Steuernummer bzw. USt-IdNr., Bankverbindung, Ihr Logo und, falls Sie bisher ein anderes Programm genutzt haben, die letzte vergebene Rechnungsnummer.
1. Assistenten „Erste Schritte“ durchgehen
Nach dem Anlegen des Kontos öffnet sich der Dialog Erste Schritte automatisch. Sie können ihn jederzeit erneut über System → Einstellungen und den Button Onboarding öffnen.
- Unternehmen: Wählen Sie die Rechtsform und tragen Sie Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten, Steuernummer, USt-IdNr., IBAN und BIC ein. Bei Kapitalgesellschaften kommen Amtsgericht und Handelsregister-Nr. hinzu. Diese Angaben stehen als Absender auf Angebot und Rechnung.
- Belege: Legen Sie Kontenrahmen (SKR 03 oder SKR 04), Versteuerungsart (Soll, Ist oder Kleinunternehmer), Gewinnermittlung (EÜR oder GuV) und die Häufigkeit der USt-Voranmeldung fest. Stimmen Sie diese Angaben im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung ab.
- Dokumente: Prüfen Sie Zahlungsziel, Angebote gültig, die Startnummer für Rechnungen und ob E-Rechnungen standardmäßig erstellen aktiv sein soll.
- Kontakte: Legen Sie die Startwerte für Kontaktnummer, Debitorennummer und Kreditorennummer fest.
- Klicken Sie auf Fertig. Mit Später erledigen schließen Sie den Dialog und machen später weiter.
Hinweis: Startnummern und Steuereinstellungen sollten vor dem ersten Dokument bzw. Beleg feststehen. Nachträgliche Änderungen gelten nur für neue Einträge.
2. Erscheinungsbild festlegen
- Laden Sie unter System → Einstellungen → Unternehmen Ihr Logo hoch.
- Prüfen Sie unter System → Einstellungen → Druck-Layouts das Standardlayout oder passen Sie Farben und Logo-Position an.
- Haben Sie digitales Briefpapier, hinterlegen Sie es unter Briefpapier.
Details: Drucklayouts, Briefpapier und Textvorlagen gestalten.
3. E-Mail-Versand einrichten
Unter System → Einstellungen → E-Mail-Versand legen Sie fest, mit welcher Absenderadresse Jupiter ERP Ihre Dokumente verschickt (siehe E-Mail-Versand einrichten).
4. Bankkonto anlegen
Jupiter ERP legt beim Erstellen des Kontos ein Bankkonto „Manuelles Konto“ an und übernimmt die IBAN aus Ihren Firmendaten. Benennen Sie es unter Banking → Bankkonten passend um, tragen Sie das Buchungskonto (DATEV) ein und legen Sie weitere Konten an, z. B. eine Kasse. Danach können Sie Kontoauszüge importieren und Zahlungen Rechnungen zuordnen (siehe Bankkonten verwalten).
5. Kontakte und Produkte anlegen
- Legen Sie Ihre wichtigsten Kunden unter Stammdaten → Kontakte an oder importieren Sie sie (siehe Kontakt anlegen).
- Hinterlegen Sie wiederkehrende Leistungen und Artikel mit Preis und Steuersatz unter Inventar → Produkte (siehe Produkte und Leistungen anlegen).
Beides ist optional: Kontakte können Sie auch direkt beim Erstellen einer Rechnung anlegen, Positionen auch frei eingeben.
6. Erste Rechnung schreiben
- Öffnen Sie Dokumente → Rechnungen und klicken Sie auf Rechnung hinzufügen.
- Wählen Sie den Kontakt, erfassen Sie die Positionen und prüfen Sie das PDF mit Vorschau.
- Klicken Sie auf Speichern und versenden Sie die Rechnung über Senden/Drucken.
Die ausführliche Anleitung steht in Rechnung anlegen.
7. Team einladen (optional)
Arbeiten weitere Personen mit, laden Sie sie unter System → Benutzer mit Benutzer hinzufügen ein und legen Sie ihre Rolle und Berechtigungen fest (siehe Benutzer und Berechtigungen verwalten).
Wie geht es weiter?
- Zahlungseingänge zuordnen: Zahlung zu einer Rechnung erfassen
- Ausgaben erfassen: Beleg erfassen
- Den gesamten Ablauf vom Angebot bis zur Mahnung: Vom Angebot bis zur Zahlung
- Belege und Daten an die Steuerberatung geben: Datenexport für Steuerberatung und DATEV
- Unterwegs arbeiten: Companion-App auf dem Handy
