Sobald Ihr Kunde zahlt, ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnung zu. Dadurch wechselt der Status auf Teilbezahlt oder Bezahlt und Banking und Buchhaltung bleiben stimmig. Am einfachsten geht das über den importierten Bankumsatz. Alle Wege zum Verbuchen beschreibt Zahlungen verbuchen; hier geht es um die Erfassung direkt an der Rechnung.
Voraussetzungen
- Die Rechnung ist gespeichert (Status Offen oder Teilbezahlt).
- Mindestens ein Bankkonto ist unter Banking → Bankkonten angelegt.
- Berechtigung Aktualisieren in den Bereichen Rechnungen und Banktransaktionen.
Zahlung aus einem Bankumsatz zuordnen
- Öffnen Sie die Rechnung, wechseln Sie in den Reiter Zahlungen und klicken Sie auf Zahlung erfassen. Alternativ wählen Sie in der Rechnungsliste im Zeilenmenü Zahlung erfassen.
- Wählen Sie Aus Bankumsatz. Jupiter ERP schlägt passende Umsätze anhand von Betrag und Verwendungszweck vor.
- Wählen Sie den Umsatz und prüfen Sie den Zu buchender Betrag. Er ist auf den offenen Betrag begrenzt (Maximal buchbar).
- Klicken Sie auf Zuordnen & buchen.
Zahlung manuell erfassen
Wenn der Kontoauszug noch nicht importiert ist oder der Kunde bar bezahlt hat:
- Klicken Sie im Reiter Zahlungen auf Zahlung erfassen und wählen Sie Manuell erfassen.
- Wählen Sie das Bankkonto (vorbelegt ist das erste manuell geführte Konto) und prüfen Sie Bezahldatum und Betrag.
- Klicken Sie auf Anlegen & buchen. Jupiter ERP legt einen Umsatz auf dem gewählten Konto an und ordnet ihn der Rechnung zu.
Hinweis: Importieren Sie danach einen Kontoauszug, der dieselbe Zahlung enthält, kann sie als zweiter Bankumsatz erscheinen, weil die Duplikaterkennung beim Import nur importierte Umsätze vergleicht. Erfassen Sie Zahlungen daher bevorzugt manuell, wenn für das Konto keine Kontoauszüge importiert werden (z. B. Kasse). Bei Konten mit Import warten Sie auf den Umsatz und ordnen ihn zu.
Teilzahlungen und Sammelzahlungen
- Eine Rechnung kann aus mehreren Teilzahlungen bestehen. Bis der volle Betrag gedeckt ist, steht sie auf Teilbezahlt.
- Ein Bankumsatz kann mehrere Rechnungen begleichen. Ordnen Sie ihn nacheinander mit den jeweiligen Teilbeträgen zu oder nutzen Sie Banking → Zuweisungen.
Den Überblick zeigt der Reiter Zahlungen: bezahlter Betrag, Fortschritt in Prozent und alle Erfassten Zahlungen mit Quelle (Bankumsatz, Manuell erfasst oder Verrechnung).
Restbetrag ausgleichen (Skonto, Ausfall, Kursdifferenz)
Bleibt nach den Zahlungen ein kleiner Rest, gleichen Sie ihn aus, statt die Rechnung offen zu lassen:
- Klicken Sie im Reiter Zahlungen neben Noch offen auf Differenz ausgleichen.
- Wählen Sie den Grund:
- Skonto: Der Kunde hat Skonto abgezogen. Umsatz und Umsatzsteuer werden anteilig gekürzt.
- Nicht eintreibbar: Die Forderung fällt aus. Sie wird ausgebucht, Umsatz und Umsatzsteuer werden korrigiert (§ 17 UStG).
- Währungsdifferenz: Bei Zahlungen in Fremdwährung erklärt der Kurs den Rest.
- Wählen Sie das Buchungsdatum und bestätigen Sie. GuV, BWA und SuSa buchen die Korrektur an diesem Datum, die EÜR bleibt am Zahlungstag.
Die Rechnung steht danach auf Bezahlt.
Typische Probleme
Unter „Manuell erfassen“ ist kein Bankkonto auswählbar.
Legen Sie zuerst unter Banking → Bankkonten ein Konto an, z. B. ein manuelles Konto für die Kasse (siehe Bankkonten verwalten).
Der Kunde hat zu viel überwiesen.
Der Reiter Zahlungen zeigt Überzahlt. Erstatten Sie den Betrag und ordnen Sie die Rücküberweisung über Zahlung erfassen als Ausgehende Zahlung zu.
Eine Zahlung wurde der falschen Rechnung zugeordnet oder zurückgebucht.
Entfernen Sie die Zuordnung im Reiter Zahlungen der Rechnung. Der Status geht auf Offen bzw. Teilbezahlt zurück, der Bankumsatz wird wieder frei.
Lastschriften aus einem SEPA-Export stehen noch offen.
Ordnen Sie sie zu, sobald sie auf dem Kontoauszug erscheinen (siehe SEPA-Lastschrift aus Rechnungen exportieren).
