Kontakte sind Ihre Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartner. Sie nutzen sie in Angeboten, Rechnungen, Belegen, Aufträgen und Projekten. Was Sie am Kontakt hinterlegen, etwa Anschrift, Zahlungsziel oder Leitweg-ID, wird in neue Dokumente übernommen.
Voraussetzungen
- Berechtigung Erstellen im Bereich Kontakte.
Kontakt anlegen
- Öffnen Sie Stammdaten → Kontakte und klicken Sie auf Kontakt hinzufügen.
- Wählen Sie unter Art Firma oder Person.
- Grunddaten: Tragen Sie die Bezeichnung ein, bei Personen Anrede, Vorname und Nachname. Kontakt-Nr., Debitor-Nr. und Kreditor-Nr. lassen Sie leer, damit Jupiter ERP die nächste Nummer vergibt. Ordnen Sie den Kontakt optional Gruppen zu.
- Adresse: Erfassen Sie Straße u. Hausnummer, PLZ, Ort und Land. Das Land ist für Briefversand und Umsatzsteuer wichtig.
- Kontakt: Hinterlegen Sie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Websites. Die E-Mail-Adresse wird beim Versand von Dokumenten vorgeschlagen.
- Zahlung: Tragen Sie bei Bedarf Zahlungsziel, Skonto, Skonto-Tage, Kunden-Rabatt, Angebote gültig sowie Zahlungs- und Lieferbedingungen ein. Für SEPA-Lastschriften erfassen Sie IBAN, Kontoinhaber, Mandatsreferenz und Mandat unterschrieben am. Unter Steuerinformationen stehen USt-IdNr. und Steuernummer.
- Klicken Sie auf Speichern.
Bei öffentlichen Auftraggebern tragen Sie unter Referenz / Leitweg-ID die Leitweg-ID ein. Sie wird in jede E-Rechnung übernommen.
Tipp: Kontakte können Sie auch direkt beim Erstellen einer Rechnung oder eines Belegs über Neuer Kontakt anlegen.
Ansprechpartner und Unterkontakte
Für Ansprechpartner in einer Firma legen Sie einen Kontakt der Art Person an und wählen unter Übergeordneter Kontakt die Firma. Lassen Sie die Kontakt-Nr. leer, übernimmt der Unterkontakt die Nummer der Firma. Im Dokument wählen Sie ihn dann als Ansprechpartner.
Kontakte importieren
- Klicken Sie in der Kontaktliste im Pfeilmenü neben Kontakt hinzufügen auf Import.
- Legen Sie die CSV-Datei ab (Semikolon- oder kommagetrennt). Das Trennzeichen wird automatisch erkannt.
- Prüfen Sie unter Spaltenzuordnung & Vorschau, welche Spalte in welches Feld geht. Spalten, die Sie nicht brauchen, setzen Sie auf Nicht importieren.
- Wählen Sie optional Gruppen, denen alle importierten Kontakte zugeordnet werden.
- Klicken Sie auf … Kontakte importieren. Die Zusammenfassung zeigt Neu angelegt, Aktualisiert und Fehlgeschlagen.
Zeilen mit gleicher Referenz oder Kontaktnummer aktualisieren vorhandene Kontakte. Die Vorschau kennzeichnet sie mit Überschreiben. Eine aus Jupiter ERP exportierte Kontaktdatei können Sie mit demselben Dialog wieder importieren.
Typische Probleme
Die vergebene Kontaktnummer passt nicht zu meinem bisherigen System.
Legen Sie die Startnummern unter Kontakte → Einstellungen → Nummernkreise fest, bevor Sie Kontakte anlegen.
Beim Import werden Zeilen als fehlerhaft gemeldet.
Unter Fehlerhafte Zeilen sehen Sie Zeile und Grund. Korrigieren Sie die CSV-Datei oder die Spaltenzuordnung und importieren Sie erneut.
