Diese Anleitung zeigt, wie Sie eine Rechnung erstellen, prüfen und abschließen. Mit dem Speichern vergibt Jupiter ERP die Rechnungsnummer und erzeugt das PDF, auf Wunsch zusätzlich als E-Rechnung.
Voraussetzungen
- Berechtigung Erstellen im Bereich Rechnungen.
- Firmendaten, Steuernummer bzw. USt-IdNr. und Bankverbindung sind unter System → Einstellungen → Unternehmen gepflegt. Diese Angaben sind Pflichtbestandteile einer Rechnung (siehe Unternehmensdaten und Voreinstellungen pflegen).
- Der Kunde ist als Kontakt angelegt oder Sie legen ihn beim Erstellen an.
Neue Rechnung anlegen
- Öffnen Sie Dokumente → Rechnungen und klicken Sie auf Rechnung hinzufügen.
- Wählen Sie unter Kontakt den Kunden oder legen Sie ihn mit Neuer Kontakt an. Anschrift und die Konditionen des Kontakts (z. B. Zahlungsziel, Skonto, Kunden-Rabatt) werden übernommen.
- Prüfen Sie das Datum (Rechnungsdatum).
- Tragen Sie das Lieferdatum ein. Erstreckt sich die Leistung über mehrere Tage, schalten Sie auf Leistungszeitraum um und geben Beginn und Ende an.
- Prüfen Sie die Fälligkeit. Sie können ein Datum oder eine Frist In Tagen angeben.
- Geben Sie einen Betreff ein. Optional ergänzen Sie Referenz und, bei öffentlichen Auftraggebern, die Kundenref. / Leitweg-ID.
- Ordnen Sie die Rechnung bei Bedarf einem Projekt, einer Kostenstelle, einem Auftrag oder einem Wartungsvertrag zu.
- Schreiben Sie den Kopf-Text, z. B. „Vielen Dank für Ihren Auftrag. Wir berechnen Ihnen folgende Leistungen:“. Gespeicherte Texte fügen Sie über Textvorlage ein.
- Erfassen Sie die Positionen über Produkt (aus Ihrem Produktstamm) oder Position (freie Zeile). Pro Position legen Sie Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz und optional einen Rabatt fest.
- Ergänzen Sie den Fuß-Text, z. B. Zahlungshinweise.
- Prüfen Sie unter Optionen Zahlungsbedingungen, Skonto, Zahlungsart, Währung und Umsatzsteuer-Regelung. Unter Druck wählen Sie Layout und Briefpapier und legen fest, ob E-Rechnung erstellen aktiv ist.
- Klicken Sie auf Vorschau und prüfen Sie das PDF.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Rechnung erhält die nächste Nummer aus Ihrem Nummernkreis, steht auf Offen und kann versendet werden (siehe Rechnung versenden).
Als Entwurf speichern
Wählen Sie im Pfeilmenü neben Speichern Entwurf speichern, wenn Sie später weiterarbeiten möchten. Entwürfe haben noch keine Rechnungsnummer, kein PDF und zählen nicht zu Umsatz oder offenen Posten. Sie finden sie in der Rechnungsliste mit dem Status Entwurf.
Weitere Wege zur Rechnung
- Aus Angebot, Auftragsbestätigung oder Lieferschein: Rechnung erstellen im Pfeilmenü neben Senden/Drucken übernimmt die Positionen (siehe Angebot in Rechnung umwandeln).
- Als Kopie: Neu als Kopie an einer bestehenden Rechnung übernimmt Kontakt und Positionen in eine neue Rechnung.
- Aus Service-Aufträgen und Zeiterfassung: Erfasste Zeiten und Aufträge rechnen Sie direkt ab (siehe Aufträge anlegen und abrechnen und Zeiten erfassen, auswerten und abrechnen).
- Mit dem Jupiter KI-Assistenten: Beschreiben Sie die Rechnung in eigenen Worten. Der Assistent legt einen Entwurf an, den Sie prüfen und speichern (siehe Mit dem KI-Assistenten arbeiten).
Rechnung nachträglich ändern
Eine gespeicherte Rechnung sollte nicht mehr verändert werden, wenn sie bereits beim Kunden ist. Für Korrekturen erstellen Sie eine Gutschrift (siehe Gutschriften erstellen).
Wurde die Rechnung noch nicht versendet, können Sie sie zurücksetzen:
- Öffnen Sie die Rechnung und wählen Sie im Pfeilmenü Rechnung bearbeiten.
- Bestätigen Sie Rechnung zurücksetzen. Die Rechnung wird wieder zum Entwurf.
- Korrigieren Sie die Angaben und klicken Sie auf Speichern.
Sind bereits Zahlungen zugeordnet, erscheint Zurücksetzen nicht möglich. Entfernen Sie zuerst die Zahlungen im Reiter Zahlungen. Rechnungen mit Gutschrift lassen sich nicht zurücksetzen.
Typische Probleme
Die Rechnungsnummer hat ein falsches Format oder beginnt bei 1000.
Passen Sie Format und Startnummer unter Dokumente → Einstellungen → Nummerierung an, bevor Sie die erste Rechnung speichern (siehe Dokumenteinstellungen und Nummernformate).
Auf dem PDF fehlen Steuernummer oder Bankverbindung.
Ergänzen Sie die Angaben unter System → Einstellungen → Unternehmen. Bereits gespeicherte Rechnungen setzen Sie zurück und speichern sie erneut, damit das PDF neu erzeugt wird.
Die Umsatzsteuer stimmt nicht, z. B. bei Kunden im EU-Ausland.
Wählen Sie unter Optionen die passende Umsatzsteuer-Regelung. Über das Info-Symbol daneben öffnen Sie eine Erklärung der Regelungen (siehe Umsatzsteuer-Sonderfälle: Reverse Charge, ig. Erwerb, Kleinunternehmer).
