Belege sind Ihre Eingangsrechnungen, Quittungen und sonstigen Nachweise über Ausgaben und Einnahmen. Sie sind die Grundlage für Vorsteuerabzug, Auswertungen und den Export an die Steuerberatung. In Jupiter ERP laden Sie die Datei hoch, prüfen die vorbelegten Felder und speichern.
Voraussetzungen
- Modul Buchhaltung im Tarif.
- Berechtigung Erstellen im Bereich Belege.
- Kontenrahmen und Versteuerungsart sind unter Buchhaltung → Einstellungen → Steuern bzw. Buchungskonten festgelegt.
Einzelnen Beleg erfassen
- Öffnen Sie Buchhaltung → Belege und klicken Sie auf Neuer Beleg.
- Ziehen Sie die Datei in das Feld Datei hier ablegen oder auswählen (PDF, PNG, JPG oder XML-E-Rechnung). Enthält die Datei E-Rechnungsdaten oder ist das KI-Modul aktiv, werden die Felder automatisch vorbelegt (Dokument wird analysiert…).
- Wählen Sie die Belegart Ausgabe oder Einnahme.
- Wählen Sie den Kontakt (Lieferant). Erkennt Jupiter ERP einen neuen Geschäftspartner, bietet es Kontakt anlegen mit den erkannten Daten an.
- Prüfen Sie Belegnummer (z. B. die Rechnungsnummer des Lieferanten), Datum, Lieferdatum bzw. Leistungszeitraum und Fälligkeit. Unter Aussteller-Referenz können Sie z. B. Ihre Kundennummer beim Lieferanten eintragen.
- Wählen Sie unter Eingabe, ob Sie Beträge Brutto oder Netto erfassen, und prüfen Sie die Umsatzsteuer-Regelung.
- Prüfen Sie die Positionen: Je Position Kategorie / Konto, Betrag und Steuersatz, optional Kostenstelle. Jede Position braucht ein Buchungskonto.
- Ordnen Sie den Beleg bei Bedarf einem Projekt oder Auftrag zu.
- Klicken Sie auf Speichern. Der Beleg steht auf Offen, bis eine Zahlung zugeordnet ist.
Mit Entwurf speichern im Pfeilmenü sichern Sie einen unvollständigen Beleg. Entwürfe zählen noch nicht in Auswertungen und Exporten.
Mehrere Belege auf einmal hochladen
- Klicken Sie unter Buchhaltung → Belege auf Hochladen.
- Wählen Sie im Dialog Belege hochladen mehrere Dateien aus.
- Jupiter ERP legt je Datei einen Entwurf an und analysiert ihn im Hintergrund.
- Öffnen Sie die Entwürfe nacheinander, prüfen Sie die Felder und klicken Sie auf Speichern.
Weitere Wege zum Beleg
- Per E-Mail: Lieferanten senden Belege an Ihre Empfangsadresse (siehe Belege per E-Mail empfangen).
- Aus einem Bankumsatz: An einer Transaktion ohne Beleg wählen Sie Neuen Beleg erstellen. Betrag und Datum werden übernommen, der Umsatz ist danach zugeordnet (siehe Belege zuordnen und mit Zahlungen abgleichen).
- Mit dem Handy: In der Companion-App fotografieren Sie Belege unterwegs (siehe Companion-App auf dem Handy).
- Regelmäßige Kosten: Für Miete oder Abos legen Sie einen Dauerbeleg an (siehe Dauerbelege für wiederkehrende Ausgaben).
Ware privat entnehmen
Nehmen Sie Ware aus dem Betrieb für private Zwecke, erfassen Sie einen Einnahmenbeleg auf dem Konto Eigenverbrauch. Als Betrag gilt der Einkaufspreis zum Zeitpunkt der Entnahme, mit dem Steuersatz der Ware. Als Kleinunternehmer erfassen Sie den Bruttoeinkaufspreis ohne Steuer.
Es fließt kein Geld. Öffnen Sie im Beleg den Reiter Zahlungen, wählen Sie Differenz ausgleichen, den Grund Privatentnahme und das Datum der Entnahme. Der Beleg ist danach bezahlt. EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung zählen die Entnahme an diesem Datum, die EÜR weist sie zusätzlich unter Privatentnahmen aus.
Bewirtung aufteilen
Geschäftsessen sind steuerlich nur zu 70 % abziehbar. Buchen Sie die Zeile auf Bewirtung & Besprechungen und klicken Sie darunter auf 70/30 aufteilen. Jupiter ERP legt eine zweite Zeile mit 30 % auf Bewirtung, nicht abziehbar an, Beschreibung und Steuersatz bleiben gleich. Die Vorsteuer ziehen Sie aus beiden Zeilen voll ab. Die EÜR zieht nur die 70 % ab und weist die 30 % unter Nicht abziehbare Betriebsausgaben aus. GuV und BWA zeigen den vollen Betrag.
Typische Probleme
„Mögliches Duplikat“ wird angezeigt.
Ein ähnlicher Beleg existiert bereits. Öffnen Sie den genannten Beleg und prüfen Sie, ob Sie dieselbe Rechnung zweimal erfasst haben. Löschen Sie den doppelten Entwurf mit Löschen.
„Jede Position benötigt ein Buchungskonto.“
Wählen Sie in jeder Position unter Kategorie / Konto ein Konto. Hilfe zur Auswahl finden Sie in Belege kategorisieren.
Die Felder bleiben leer.
Das KI-Modul ist nicht aktiv, oder die Datei war nicht lesbar. Tragen Sie die Werte manuell ein oder nutzen Sie Erneut analysieren (siehe KI-Belegerkennung nutzen).
Ein gespeicherter Beleg muss geändert werden.
Öffnen Sie den Beleg und wählen Sie Beleg bearbeiten. Belege in festgeschriebenen Zeiträumen lassen sich nicht mehr ändern (siehe Festschreibung von Buchhaltungszeiträumen).
