So sehen Ihre Dokumente aus: Das Drucklayout bestimmt Aufbau, Farben und angezeigte Angaben im PDF. Briefpapier legt eine Hintergrundgrafik unter das Dokument. Textvorlagen sind wiederverwendbare Texte für Einleitung, Schlusstext und E-Mails. Alles finden Sie unter System → Einstellungen.
Voraussetzungen
- Berechtigungen in den Bereichen Drucklayouts, Druckhintergründe bzw. Textvorlagen.
Drucklayout anlegen
- Öffnen Sie System → Einstellungen → Druck-Layouts und klicken Sie auf Erstellen.
- Geben Sie einen Name ein und wählen Sie eine Vorlage als Grundlage.
- Legen Sie Primäre Farbe, Sekundäre Farbe und Akzentfarbe fest.
- Unter Logo wählen Sie, ob das Logo aus den Firmendaten erscheint (Logo anzeigen) oder stattdessen ein Logo-Text (Logo als Text anzeigen).
- Unter Optionen steuern Sie, was im PDF erscheint, zum Beispiel Kopfzeile anzeigen, Fußzeile anzeigen, Seitenzahlen anzeigen, Falzmarken anzeigen, GiroCode anzeigen, Artikelnummer anzeigen, Einzel-Preise anzeigen, Steuersatz anzeigen, Summen anzeigen oder Unterschriftenblock anzeigen.
- Gestalten Sie unter Fußzeile den Fußbereich im Editor oder als HTML.
- Unter Standard pro Dokumenttyp legen Sie fest, für welche Dokumente das Layout automatisch gilt, etwa Standard für Rechnungen oder Standard für alle.
- Prüfen Sie das Ergebnis über Vorschau und speichern Sie.
Für Feinheiten können Sie Eigene Styles aktivieren und CSS ergänzen. Mit Eigenes Layout aktivieren hinterlegen Sie ein komplett eigenes HTML-Layout.
Tipp: Der GiroCode ist ein QR-Code mit den Überweisungsdaten. Kunden scannen ihn mit der Banking-App und müssen IBAN und Betrag nicht abtippen.
Briefpapier hinterlegen
- Öffnen Sie System → Einstellungen → Briefpapier und klicken Sie auf Erstellen.
- Geben Sie einen Name ein und laden Sie die Datei hoch (PDF, JPG, PNG oder GIF im A4-Format).
- Legen Sie fest, wofür das Briefpapier standardmäßig gilt, etwa Standard (Fallback) oder Standard für Rechnungen.
- Speichern Sie.
Nutzen Sie Briefpapier, wenn Sie Ihr vorhandenes Firmenbriefpapier digital weiterverwenden möchten. Achten Sie darauf, dass Kopf- und Fußbereich des Briefpapiers nicht mit den Inhalten des Drucklayouts überlappen. Blenden Sie im Layout gegebenenfalls Kopf- oder Fußzeile aus.
Layout im Dokument wählen
Im Dokument-Editor wählen Sie im Bereich Druck das Layout und das Briefpapier für dieses eine Dokument. Ohne Auswahl gilt der Standard für den Dokumenttyp.
Textvorlagen anlegen
- Öffnen Sie System → Einstellungen → Textvorlagen und klicken Sie auf Textvorlage hinzufügen.
- Geben Sie einen Name ein und wählen Sie den Typ: Dokument, E-Mail oder Allgemein.
- Bei Dokument-Vorlagen wählen Sie den Dokumenttyp (zum Beispiel Angebot oder Rechnung) und die Position: Betreff, Oben (Einleitung) oder Unten (Schlusstext).
- Schreiben Sie den Text. Über Platzhalter fügen Sie Felder ein, die beim Einsetzen automatisch gefüllt werden, zum Beispiel den Kontaktnamen oder
{{account.company_name}}für Ihren Firmennamen. - Aktivieren Sie Als Standard verwenden, wenn der Text in neue Dokumente dieses Typs automatisch eingesetzt werden soll. Mit Nur für mich sichtbar bleibt die Vorlage privat.
- Speichern Sie.
Im Dokument-Editor fügen Sie eine Vorlage über Textvorlage ein. Änderungen an einer Vorlage wirken nur auf künftig eingefügte Texte.
Seitenumbruch im Text
In formatierten Textfeldern, etwa Einleitung, Schlusstext und Textvorlagen, gibt es in der Leiste den Schalter Seitenumbruch. Er beginnt im PDF an dieser Stelle eine neue Seite. Im Editor sehen Sie nur eine Markierung. Steht die Schreibmarke in einer Tabelle oder Liste, ist der Schalter gesperrt. Setzen Sie den Umbruch davor oder danach.
Typische Probleme
Ein neues Layout wird nicht verwendet.
Prüfen Sie unter Standard pro Dokumenttyp, ob es für den Dokumenttyp gesetzt ist, und ob im Dokument unter Druck ein anderes Layout ausgewählt ist.
Text und Briefpapier überlappen.
Blenden Sie im Layout Kopfzeile anzeigen bzw. Fußzeile anzeigen aus oder passen Sie das Briefpapier an.
Der GiroCode fehlt.
Er erscheint nur auf Rechnungen und Mahnungen in Euro mit offenem Betrag, wenn die Zahlungsart eine Überweisung erlaubt, unter Unternehmen eine IBAN hinterlegt ist und die Option GiroCode anzeigen aktiv ist.
