Unter System → Benutzer legen Sie fest, wer in Ihrem Konto arbeitet und was jede Person sehen und ändern darf. Neue Benutzer laden Sie per E-Mail ein. Die Rechte vergeben Sie pro Person und pro Bereich.
Voraussetzungen
- Berechtigungen im Bereich Benutzer (zum Beispiel Benutzer erstellen). Admins haben alle Rechte.
- Ein freier Benutzerplatz. In den bezahlten Tarifen ist ein Benutzer enthalten. Weitere buchen Sie als Add-on „Zusätzliche Benutzer“ unter System → Abonnement.
Benutzer einladen
- Öffnen Sie System → Benutzer und klicken Sie auf Benutzer hinzufügen.
- Tragen Sie unter Zugang und Rolle die E-Mail der Person ein. An diese Adresse geht die Einladung.
- Wählen Sie die Rolle:
- Admin: hat automatisch alle Berechtigungen.
- Benutzer: hat nur die Berechtigungen, die Sie unten auswählen.
- Füllen Sie unter Anzeige in Dokumenten optional Anzeige-Name, Anzeige-Telefon und Anzeige-E-Mail aus. Diese Angaben erscheinen in Dokumenten, die die Person erstellt, etwa als Ansprechpartner.
- Wählen Sie bei der Rolle Benutzer unter Berechtigungen die Rechte (siehe unten).
- Speichern Sie. Die Person erhält eine Einladungs-E-Mail. In der Liste steht sie mit dem Status Eingeladen, bis sie die Einladung annimmt. Danach ist sie Aktiv.
Hat die Person bereits einen Jupiter ERP-Benutzer, verknüpft sie ihn über die Einladung mit Ihrem Konto. Sie wechselt dann über Konto wechseln zwischen ihren Konten.
Berechtigungen vergeben
Berechtigungen sind nach Bereichen geordnet, zum Beispiel Rechnungen, Belege, Kontakte oder Bankkonten. Pro Bereich wählen Sie Lesen, Erstellen, Aktualisieren und Löschen. Alle auswählen bzw. Alle abwählen setzt alle Rechte eines Bereichs, über Berechtigungen suchen finden Sie einen Bereich schnell. Der Schalter Alle Rechte gibt dem Benutzer sämtliche Rechte, einzelne Häkchen werden dann ignoriert.
Typische Beispiele:
- Vertrieb: Lesen, Erstellen und Aktualisieren bei Kontakte, Angebote und Auftragsbestätigungen.
- Buchhaltung: alle Rechte bei Belege, Bankkonten und Banktransaktionen, Lesen bei Rechnungen.
- Techniker: Lesen bei Kontakte, Erstellen und Aktualisieren bei Aufträge, Protokolle und Zeiterfassung.
Tipp: Vergeben Sie nur die Rechte, die eine Person wirklich braucht. Systembereiche wie Kontoeinstellungen, Benutzer oder E-Mail-Konfiguration sollten nur Admins haben.
Benutzer bearbeiten, sperren oder entfernen
- Rechte ändern: Klicken Sie auf den Benutzer, passen Sie Rolle und Berechtigungen an und speichern Sie. Die E-Mail-Adresse kann nicht geändert werden.
- Zugriff sperren: Setzen Sie den Status auf Blockiert. Die Person kann das Konto nicht mehr öffnen. Ihre bisherigen Einträge bleiben mit ihrem Namen erhalten.
- Entfernen: Löschen Sie den Benutzer in der Liste und bestätigen Sie den Dialog Benutzer löschen. Damit wird nur die Zuordnung zu Ihrem Konto entfernt. Datensätze, die die Person angelegt hat, bleiben erhalten.
Typische Probleme
Die eingeladene Person hat keine E-Mail erhalten.
Prüfen Sie die Schreibweise der Adresse und bitten Sie die Person, im Spam-Ordner nachzusehen. Löschen Sie den Eintrag bei Bedarf und laden Sie erneut ein.
Ein Benutzer sieht einen Menüpunkt nicht.
Ihm fehlt das Recht Lesen im zugehörigen Bereich, oder das Modul ist in Ihrem Tarif nicht enthalten.
Ich kann keinen weiteren Benutzer hinzufügen.
Alle Benutzerplätze sind belegt. Buchen Sie zusätzliche Benutzer unter System → Abonnement.
