Unter Dokumente → Einstellungen legen Sie fest, mit welchen Vorgaben neue Dokumente starten und wie ihre Nummern aussehen. Richten Sie das vor der ersten Rechnung ein, damit Ihre Nummernfolge von Anfang an stimmt.
Voraussetzungen
- Berechtigung für die Dokumentenkonfiguration, in der Regel Rolle Admin.
Reiter „Allgemein“
Die Vorgaben gelten für neue Dokumente. Am einzelnen Dokument können Sie sie ändern. Am Kontakt hinterlegte Werte haben Vorrang.
| Abschnitt | Einstellungen |
|---|---|
| Positionen | Artikelnummer anzeigen und SKU anzeigen in der Positionsliste und auf dem Ausdruck. |
| Angebote | Angebote gültig: so viele Tage bleibt ein neues Angebot gültig. |
| Zahlung | Zahlungsziel (Tage bis zur Fälligkeit), Skonto-Tage und Skonto sowie die Texte für Zahlungsbedingungen, die Sie am Dokument auswählen. |
| Mahnwesen | Pro Mahnstufe Bezeichnung, Mahnfrist und Mahngebühr (Ct.) (siehe Mahnwesen: Mahnungen erstellen und verwalten). |
| Lieferung | Texte für Lieferbedingungen, die Sie am Dokument auswählen. |
| E-Rechnung | E-Rechnungen standardmäßig erstellen: Neue Rechnungen werden als E-Rechnung angelegt. Am Beleg lässt sich das noch ändern. |
Texte für Zahlungs- und Lieferbedingungen legen Sie mit Neuer Eintrag an und sortieren sie per Ziehen.
Reiter „Nummerierung“
Für jeden Dokumenttyp legen Sie ein eigenes Format und eine Startnummer fest:
- Öffnen Sie Dokumente → Einstellungen → Nummerierung.
- Bearbeiten Sie das Format des Dokumenttyps. Ein Klick auf einen Platzhalter hängt ihn an:
- {NR}: fortlaufende Nummer (gehört in jedes Format)
- {YYYY} bzw. {YY}: Jahr vierstellig bzw. zweistellig
- {MM}: Monat, {DD}: Tag
- Tragen Sie bei Bedarf Start bei Nummer ein. Ohne Eintrag beginnt die Zählung bei 1000.
- Prüfen Sie die Anzeige Nächste Nummer und speichern Sie.
Beispiel: Das Format RE-{YYYY}-{NR} ergibt RE-2026-1000, RE-2026-1001 usw.
Die Vorgaben lauten: Eigenes Dokument D-{NR}, Angebot AN-{NR}, Auftragsbestätigung AB-{NR}, Lieferschein LI-{NR}, Rechnung RE-{NR}, Gutschrift GU-{NR}. Mahnungen übernehmen die Nummer der gemahnten Rechnung, ergänzt um die Mahnstufe.
Hinweis:
{NR}zählt je Dokumenttyp fortlaufend weiter, auch über den Jahreswechsel. Ein Jahr im Format setzt die Zählung nicht zurück. Die Startnummer gilt nur, solange noch keine höhere Nummer vergeben wurde.
Typische Probleme
Ich habe bisher mit einem anderen Programm Rechnungen geschrieben.
Setzen Sie Start bei Nummer auf die nächste freie Nummer Ihres bisherigen Systems, damit die Nummernfolge lückenlos weiterläuft.
Die geänderte Startnummer wirkt nicht.
Es gibt bereits Dokumente dieses Typs mit einer höheren Nummer. Die Startnummer kann nur nach oben, nicht nach unten verschoben werden.
Eine falsche Rechnungsnummer wurde vergeben.
Gespeicherte Nummern lassen sich nicht ändern. Stornieren Sie die Rechnung bei Bedarf mit einer Gutschrift und erstellen Sie eine neue.
