Dokumente & Rechnungswesen

Viele KMU starten mit Word-Vorlagen für Angebote und wechseln für Rechnungen und Mahnungen in ein anderes Tool, oder sie pflegen Listen in Excel parallel zum Buchhaltungsprogramm. Jupiter ERP bündelt den ausgehenden Belegfluss: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Mahnung und Gutschrift entstehen auf denselben Kontakt- und Artikeldaten.

Wenn ein Kunde zusagt, leiten Sie den Folgebeleg ab: Positionen, Rabatte und Texte bleiben erhalten. Nummernkreise, Steuerschlüssel und Layouts sind mandantenweit konfiguriert, sodass jedes PDF einheitlich wirkt und revisionssicher archiviert wird.

Die Belegmaske ist mehr als eine Tabelle: Artikel übernehmen Sie per Produktauswahl mit Mengen, Freitextzeilen ergänzen Sie bei Bedarf. Überschriften und Zwischensummen gliedern Material, Lohn und Zuschläge. Die Zwischensumme zeigt das Netto seit der letzten Überschrift oder Zwischensumme und zählt nicht extra zum Gesamtbetrag. Rabatte setzen Sie pro Position oder als Gesamtrabatt und Aufschlag. Optional markieren Sie Zeilen in Angeboten als optional, damit Alternativen sichtbar bleiben, ohne die Summe zu verfälschen.

Wiederkehrende Leistungen kopieren Sie zwischen Belegen: einzelne Zeilen duplizieren, eine leere Position oder ein Produkt direkt oberhalb einfügen, oder alle Positionen inklusive Rabatte über die Zwischenablage in ein neues Dokument übernehmen. Textvorlagen mit Platzhaltern für Kunde und Belegnummer ersetzen das ständige Copy-Paste aus alten Word-Dateien.

Fertige PDFs versenden Sie direkt aus dem Beleg, mit Textvorlage, Anhang und Protokolleintrag. Für B2B-Kunden aktivieren Sie optional ZUGFeRD 2.x im PDF; das strukturierte XML entsteht automatisch aus Ihren Stammdaten und enthält die Verkäufer-IBAN als Zahlungsmittel. Bei Überweisung oder Vorkasse erscheint auf Rechnung und Mahnung ein GiroCode. Offene Rechnungen mit Lastschriftmandat exportieren Sie als pain.008-Datei für Ihre Banksoftware.

Dashboards zu Umsatz, offenen und überfälligen Rechnungen lesen aus Ihren echten Belegen, ohne Export in ein separates Reporting-Tool. So sehen Buchhaltung und Geschäftsführung denselben Stand wie Vertrieb und Backoffice.

Das Modul deckt den kaufmännischen Beleg von der ersten Kalkulation bis zur Korrektur ab. Alle Typen nutzen dieselbe Positionsmaske, dieselben Vorlagen und denselben Versand.

Ein angenommener Preis bleibt in der Kette. Kontakt, Projekt, Serviceauftrag und Kostenstelle hängen am Folgebeleg weiter. Die Rechnung ist damit nicht eine neue Erfassung, sondern der nächste Status desselben Vorgangs.

Offene Beträge gehen in den Zahlungsabgleich, in Auswertungen und in die Buchhaltungsberichte. Für die Kanzlei packen Sie dieselben Belege in den DATEV-Export und können den Zeitraum festschreiben.

PDF, E-Mail, Brief und Signaturlink sind die Ausgänge. Im Kundenportal geben Sie Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine frei, damit der Kunde sie selbst holt.

Interne Entwürfe, nicht freigegebene Belege und Kommentare bleiben im Panel.