Für die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung oder die Übernahme in eine externe Buchhaltungssoftware bietet Jupiter ERP einen strukturierten Datenexport, unter anderem im DATEV-Format.
Voraussetzungen
- Der Datenexport ist in Ihrem Tarif enthalten.
- Sie brauchen die Berechtigung Erstellen im Bereich Export (siehe Benutzer und Berechtigungen verwalten).
- DATEV-Berater- und Mandantennummer, Buchungsverfahren, Zahlenformat und die E-Mail-Adresse der Steuerberatung sind unter Buchhaltung → Einstellungen im Reiter Exporte hinterlegt (siehe Buchhaltungseinstellungen: Steuern, Buchungskonten, Kostenstellen).
Export erstellen
- Öffnen Sie Buchhaltung → Datenexport und klicken Sie auf Neuer Export.
- Wählen Sie im Abschnitt Zeitraum Beginn und Ende. Über Schnellauswahl übernehmen Sie zum Beispiel den Vormonat oder das Vorjahr.
- Wählen Sie im Abschnitt Belege & Dokumente die Inhalte: Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften und Belege. Mit Beleg-PDFs anhängen legen Sie fest, ob zusätzlich zu den CSV-Listen die PDF-Dateien in das ZIP-Paket kommen.
- Im Abschnitt Weitere Daten wählen Sie bei Bedarf Banktransaktionen (CSV-Liste aller Umsätze im Zeitraum) und DATEV-Export (Buchungsstapel im EXTF-Format und Rechnungsdatenservice 1.0). Unter Buchungsverfahren (DATEV) können Sie das Verfahren aus den Einstellungen für diesen Export überschreiben.
- Im Abschnitt Optionen entscheiden Sie:
- Auch offene Rechnungen und Belege exportieren: Ohne diese Option werden nur abgeschlossene Belege exportiert.
- Auch festgeschriebene Daten exportieren: bezieht bereits festgeschriebene Datensätze ein.
- Dokumente festschreiben: schreibt die exportierten Datensätze fest. Das lässt sich nicht rückgängig machen (siehe Festschreibung von Buchhaltungszeiträumen).
- Ergänzen Sie im Abschnitt Notiz optional einen Hinweis für Ihre Steuerberatung.
- Klicken Sie auf ZIP-Export starten. Die Verarbeitung läuft im Hintergrund. Der Status wechselt von Ausstehend über In Arbeit zu Abgeschlossen oder Fehlgeschlagen.
- Öffnen Sie den Export und klicken Sie auf Herunterladen oder auf An Steuerberater senden.
Begleitdatei info.txt
Im Stamm des ZIP liegt info.txt. Die Datei fasst den Export für die Kanzlei zusammen, ohne die Buchungsdateien zu ersetzen:
- Zeitpunkt, Benutzer und Programmversion
- Firmendaten aus dem Konto
- Buchhaltungseinstellungen (Versteuerungsart, Gewinnermittlung, Kontenrahmen, DATEV-Nummern, Buchungsverfahren, Betragsformat)
- Buchungskonten, eigene Konten, Kostenstellen und Bankkonten
- Zeitraum, Notiz und gewählte Inhalte mit Anzahl
- Statusauswahl (standardmäßig alle Belege außer Entwürfe)
Belege werden nach dem Belegdatum gefiltert, Banktransaktionen nach dem Buchungsdatum. Steht in der Datei „nicht hinterlegt“, fehlt die Angabe in den Einstellungen.
Export nachvollziehen
Die Liste zeigt jeden Export mit Erstellt, Belegzeitraum, Status und Erstellt von. Sie filtern nach Status und Erstellungszeitraum. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, welche Daten wann an wen übergeben wurden.
Tipp: Etablieren Sie einen festen Rhythmus (z. B. monatlich) für den Export an Ihre Steuerberatung und nutzen Sie dafür konsequent dieselben Schnellauswahl-Zeiträume, um Lücken oder Doppelungen zu vermeiden.
Häufige Fragen
Was ist, wenn ein Export fehlschlägt?
Öffnen Sie den Export und prüfen Sie die Meldung. Häufige Ursachen sind unvollständige Belegdaten. Korrigieren Sie die Daten und erstellen Sie einen neuen Export.
Kann ich einen bereits erstellten Export löschen?
Ja, nicht mehr benötigte Exporte lassen sich löschen; das hat keine Auswirkung auf die zugrunde liegenden Buchhaltungsdaten.
Unterstützt Jupiter ERP nur DATEV oder auch andere Formate?
Das ZIP-Paket enthält immer CSV-Listen und auf Wunsch die PDF-Dateien. Zusätzlich können Sie den DATEV-Export einschließen. Weitere Formate gibt es nicht.
