Unter Service → Zeiterfassung erfassen Sie Arbeitszeiten live per Timer oder nachträglich als Eintrag. Zeiten lassen sich einem Mitarbeiter, Kontakt, Projekt und Serviceauftrag zuordnen, als abrechenbar kennzeichnen und gesammelt in eine Entwurfsrechnung oder einen Entwurfs-Lieferschein übernehmen.
Voraussetzungen
- Die Zeiterfassung ist in Ihrem Tarif enthalten (siehe Abonnement und Tarif verwalten).
- Lesen, Anlegen, Bearbeiten und Löschen steuern die Berechtigungen im Bereich Zeiterfassung unter System → Benutzer (siehe Benutzer und Berechtigungen verwalten).
- Zum Abrechnen brauchen Sie zusätzlich das Recht, Rechnungen beziehungsweise Lieferscheine anzulegen.
Der Bereich im Überblick
Der Menüpunkt hat drei Reiter:
- Übersicht: Kennzahlen (heute, Woche, Monat), Timer starten/stoppen und die letzten Einträge.
- Zeiten: vollständige Liste mit Suche, Filtern und Massenaktionen (abrechnen, wieder öffnen, löschen).
- Auswertungen: konfigurierbares Dashboard zu Stunden, Abrechnungswert, Status und Aufteilung nach Mitarbeiter, Kontakt, Projekt und Auftrag.
Timer starten und stoppen
In der Übersicht läuft der Timer für den angemeldeten Mitarbeiter:
- Tragen Sie optional eine Beschreibung ein.
- Ordnen Sie bei Bedarf Kontakt, Projekt und Serviceauftrag zu (Projekt und Auftrag nur, wenn die jeweiligen Module aktiv sind).
- Prüfen Sie den Stundensatz. Vorbelegt wird der Standard-Stundensatz des zugeordneten Auftrags, sonst der des Wartungsvertrags, des Projekts oder des Kontakts, zuletzt der Wert aus Service → Einstellungen.
- Klicken Sie auf Start. Die laufende Dauer wird live angezeigt.
- Mit Stopp wird der Eintrag abgeschlossen. Die Ende-Zeit wird gesetzt und die Dauer berechnet.
Pro Mitarbeiter kann nur ein Timer gleichzeitig laufen. Neue Zeiteinträge sind standardmäßig abrechenbar.
Zeiten manuell nachtragen
Über Zeit erfassen (Übersicht oder Liste) legen Sie einen Eintrag nachträglich an oder bearbeiten einen bestehenden:
- Mitarbeiter (Pflicht)
- Start (Pflicht) und Ende: Ende leer lassen, um den Timer laufen zu lassen
- Pause (Minuten): wird von der Bruttodauer abgezogen
- Abrechenbar und Stundensatz
- Kontakt, Projekt, Serviceauftrag, Beschreibung
- Status bei bestehenden Einträgen: Offen oder Storniert
Abgerechnete Einträge sind gesperrt und lassen sich nicht mehr inhaltlich ändern.
Status eines Zeiteintrags
- Offen: erfasst, noch nicht abgerechnet; laufende Timer gehören dazu.
- Storniert: nicht mehr relevant, fließt nicht in die Abrechnung.
- Abgerechnet: in eine Rechnung oder einen Lieferschein übernommen; Bearbeitung gesperrt.
Liste filtern und bearbeiten
Im Reiter Zeiten filtern Sie nach Beschreibung, Status, Mitarbeiter, Kontakt, Projekt, Auftrag, Startzeitraum, nur laufende Timer und nur abrechenbare Zeiten.
Über die Mehrfachauswahl:
- Abrechnen: Entwurfsrechnung oder Entwurfs-Lieferschein erzeugen
- Exportieren: siehe unten
- Als offen markieren: Abrechnung zurücknehmen (Verknüpfung zu Rechnung/Lieferschein wird gelöst)
- Löschen: endgültig, nicht für abgerechnete Einträge gedacht, wenn die Abrechnung noch gelten soll
Zeiten exportieren
- Markieren Sie im Reiter Zeiten die Einträge, die in die Datei sollen.
- Wählen Sie Exportieren.
- Wählen Sie CSV/Excel oder PDF und bestätigen Sie Herunterladen.
Zeiten abrechnen
- Markieren Sie im Reiter Zeiten die offenen, abgeschlossenen und abrechenbaren Einträge desselben Kontakts.
- Wählen Sie Abrechnen und danach Rechnung oder Lieferschein.
- Jupiter ERP legt einen Entwurf an. Jeder Eintrag wird eine Position: Menge in Stunden, Einzelpreis = Stundensatz, Titel aus Start-/Endezeit, Beschreibung inkl. Projekt/Auftrag.
Voraussetzungen: gleicher Kontakt bei allen Einträgen, Status Offen, Timer nicht mehr laufend, als abrechenbar markiert, noch nicht abgerechnet. Laufende Timer, stornierte Einträge oder gemischte Kontakte werden abgelehnt.
Den Entwurf öffnen Sie unter Dokumente → Rechnungen bzw. Dokumente → Lieferscheine, prüfen Positionen und Steuern und stellen ihn wie gewohnt fertig. Siehe auch Rechnung anlegen.
Tipp: Hinterlegen Sie unter Service → Einstellungen einen Standard-Stundensatz. Er wird bei Timer und neuem Eintrag vorbelegt und kann pro Eintrag überschrieben werden. Ordnen Sie Zeiten konsequent Kontakt und Auftrag zu. Das vereinfacht Filter, Auswertungen und die spätere Sammelabrechnung.
Auswertungen
Im Reiter Auswertungen sehen Sie unter anderem Stunden gesamt, abrechenbare Stunden, Abrechnungswert, noch offene abrechenbare Zeiten, Verlauf über die letzten 12 Monate, Statusverteilung sowie Top-Mitarbeiter und Aufteilung nach Kontakt, Projekt und Auftrag. Das Dashboard lässt sich über Konfigurieren anpassen. Klicks auf Auswertungen führen oft direkt in die gefilterte Zeitenliste.
Häufige Fragen
Wie wird die Dauer berechnet?
Ende minus Start minus Pause, mindestens 0. Läuft der Timer noch, zählt die aktuelle Uhrzeit als Ende.
Kann ich Zeiten für Kolleginnen und Kollegen erfassen?
Ja, im Dialog wählen Sie den Mitarbeiter. Der Live-Timer in der Übersicht startet immer für den angemeldeten Benutzer. Pro Person darf nur ein Timer gleichzeitig laufen.
Was passiert mit dem Stundensatz, wenn ich ihn leer lasse?
Beim Anlegen wird der Standard-Stundensatz von Auftrag, Wartungsvertrag, Projekt oder Kontakt übernommen, sonst der aus den Serviceeinstellungen. Fehlt auch der, geht die Abrechnung mit 0 € in die Position. Prüfen Sie den Satz vor dem Abrechnen.
Kann ich abgerechnete Zeiten korrigieren?
Nicht direkt. Markieren Sie die Einträge Als offen markieren, korrigieren Sie sie und rechnen Sie erneut ab. Die zuvor erzeugte Entwurfsrechnung bleibt bestehen und muss ggf. separat angepasst oder verworfen werden.
Warum sehe ich den Menüpunkt Zeiterfassung nicht?
Er erscheint nur, wenn das Feature im Tarif aktiv ist und Ihr Benutzer die Leseberechtigung hat. Prüfen Sie System → Abonnement und System → Benutzer.
