Der Status zeigt, in welcher Phase sich eine Rechnung befindet: in Bearbeitung, offen, (teilweise) bezahlt oder storniert. Jupiter ERP setzt ihn in den meisten Fällen automatisch.
Die Status im Überblick
| Status | Bedeutung | Wie er entsteht |
|---|---|---|
| Entwurf | Die Rechnung ist noch in Bearbeitung. Sie hat keine Rechnungsnummer und kein PDF. | Entwurf speichern oder Rechnung bearbeiten (Zurücksetzen). |
| Offen | Die Rechnung ist abgeschlossen, die Zahlung steht aus. | Speichern im Editor. |
| Teilbezahlt | Ein Teil des Betrags ist bezahlt oder verrechnet. | Zuordnung einer Zahlung, die kleiner als der offene Betrag ist. |
| Bezahlt | Der volle Betrag ist bezahlt oder ausgeglichen. | Zahlungen bzw. Ausgleich decken den Rechnungsbetrag. |
| Storniert | Die Rechnung ist durch eine Gutschrift aufgehoben. | Stornieren / Gutschrift erstellen → Vollständig stornieren. |
Ob eine Rechnung versendet wurde, ist kein eigener Status. Sie sehen es im Reiter Versand der Rechnung.
Überfällige Rechnungen finden
- Öffnen Sie Dokumente → Rechnungen.
- Aktivieren Sie den Filter Überfällig. Er zeigt offene und teilbezahlte Rechnungen, deren Fälligkeit überschritten ist.
- Grenzen Sie bei Bedarf mit Status, Datum oder Fälligkeitsdatum weiter ein.
Aus einer überfälligen Rechnung erstellen Sie direkt eine Zahlungserinnerung oder Mahnung (siehe Mahnwesen: Mahnungen erstellen und verwalten). Eine Übersicht aller offenen Forderungen bietet außerdem Offene Posten (OPOS).
Status manuell ändern
In der Rechnungsansicht steht oben eine Schaltfläche mit dem aktuellen Status. Darüber wählen Sie Offen, Teilbezahlt, Bezahlt oder Storniert von Hand.
Hinweis: Setzen Sie eine Rechnung nur in Ausnahmefällen manuell auf Bezahlt. Ohne zugeordnete Zahlung fehlt der Zahlungseingang in Banking und Buchhaltung. Ordnen Sie stattdessen den Bankumsatz zu (siehe Zahlung zu einer Rechnung erfassen).
Zurück in den Entwurf
Über Rechnung bearbeiten im Pfeilmenü neben Senden/Drucken setzen Sie eine Rechnung zurück in den Entwurf. Das ist gesperrt, wenn
- Zahlungen zugeordnet sind (Meldung Zurücksetzen nicht möglich; entfernen Sie zuerst die Zahlungen), oder
- zur Rechnung bereits eine Gutschrift existiert.
Ist die Rechnung schon beim Kunden, korrigieren Sie sie mit einer Gutschrift statt sie zurückzusetzen (siehe Gutschriften erstellen).
Typische Probleme
Die Rechnung bleibt auf „Offen“, obwohl der Kunde bezahlt hat.
Der Zahlungseingang ist noch keinem Bankumsatz zugeordnet. Prüfen Sie Banking → Zuweisungen oder erfassen Sie die Zahlung an der Rechnung.
Die Rechnung steht auf „Teilbezahlt“, der Kunde hat aber Skonto abgezogen.
Gleichen Sie den Rest im Reiter Zahlungen mit Differenz ausgleichen und dem Grund Skonto aus. Danach steht die Rechnung auf Bezahlt.
