Gespeicherte Rechnungen versenden Sie über Senden/Drucken: als E-Mail direkt aus Jupiter ERP, als PDF zum Herunterladen oder Drucken oder als Brief per Post. Jeder Versand wird am Dokument protokolliert. Der Ablauf gilt genauso für Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Gutschriften und Mahnungen.
Voraussetzungen
- Die Rechnung ist gespeichert (Status Offen oder später). Entwürfe lassen sich nicht versenden.
- Berechtigung Aktualisieren im Bereich Rechnungen.
- Für den E-Mail-Versand mit Ihrer eigenen Absenderadresse: eingerichteter E-Mail-Versand (siehe E-Mail-Versand einrichten).
Per E-Mail versenden
- Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie unten auf Senden/Drucken.
- Wählen Sie unter Versandoptionen E-Mail. Der Dialog E-Mail senden öffnet sich.
- Prüfen Sie die Empfänger. Die E-Mail-Adresse des Kontakts ist vorbelegt. Weitere Adressen geben Sie ein und bestätigen sie mit Enter. Über CC und BCC blenden Sie zusätzliche Empfängerfelder ein.
- Prüfen Sie Betreff und Nachricht. Hinterlegte E-Mail-Textvorlagen fügen Sie über Textvorlage ein.
- Prüfen Sie die Signatur und die Anhänge. Das Rechnungs-PDF ist bereits angehängt, bei aktivierter E-Rechnung im ZUGFeRD-Format.
- Aktivieren Sie bei Bedarf Kopie an mich senden.
- Klicken Sie auf Senden. Die Meldung E-Mail wurde gesendet. bestätigt den Versand.
Herunterladen, drucken oder per Post senden
- Download: lädt das PDF herunter, z. B. zum Hochladen in ein Kundenportal.
- Drucken: öffnet das PDF zum direkten Ausdruck.
- Post: Jupiter ERP druckt, kuvertiert und verschickt die Rechnung als Brief. Vor dem Versand sehen Sie Preis und Versandart und bestätigen beides. Der Postversand ist nur in bezahlten Tarifen verfügbar und wird nach Nutzung abgerechnet (siehe Dokumente per Post versenden).
Versand nachvollziehen
Im Reiter Versand der Rechnung sehen Sie alle E-Mails und Briefe mit Empfänger und Zustand, z. B. Gesendet oder Fehlgeschlagen. Im Reiter Historie finden Sie alle Änderungen am Dokument.
E-Mail-Texte vorbereiten
Damit Betreff und Nachricht beim Versand automatisch vorbelegt sind, legen Sie unter System → Einstellungen → Textvorlagen eine Vorlage an:
- Klicken Sie auf Textvorlage hinzufügen.
- Wählen Sie als Typ E-Mail und als Dokumenttyp Rechnung (oder Alle).
- Schreiben Sie den Text. Platzhalter wie Rechnungsnummer oder offener Betrag fügen Sie aus der Liste ein.
- Aktivieren Sie Als Standard verwenden und speichern Sie.
Typische Probleme
Das Empfängerfeld ist leer.
Beim Kontakt ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt. Tragen Sie die Adresse im Dialog ein oder ergänzen Sie sie dauerhaft im Kontakt.
Im Reiter „Versand“ steht „Fehlgeschlagen“.
Die E-Mail konnte nicht zugestellt werden. Prüfen Sie die Empfängeradresse und Ihre Einstellungen unter System → Einstellungen → E-Mail-Versand und senden Sie erneut.
„Post“ ist nicht auswählbar.
Der Postversand ist in Ihrem Tarif nicht verfügbar (Nur in bezahlten Tarifen als On-Demand-Nutzung) oder Ihnen fehlt die Berechtigung für den Briefversand.
Der Kunde soll das Dokument verbindlich bestätigen.
Nutzen Sie statt oder zusätzlich zum Versand die Online-Signatur im Reiter Signatur (siehe Dokumente online unterschreiben lassen).
