Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten zusätzlich als strukturierte XML-Datei, die Buchhaltungsprogramme automatisch einlesen. Jupiter ERP erstellt E-Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.x mit dem Profil EN 16931: ein normales, lesbares PDF mit eingebetteter XML-Datei. Dieses Format erfüllt die europäische Norm für E-Rechnungen und wird im deutschen B2B-Verkehr als E-Rechnung anerkannt. Für Rechnungen und Gutschriften an Behörden stellen Sie zusätzlich XRechnung 3.0 als eigene XML-Datei bereit.
ZUGFeRD und XRechnung
| ZUGFeRD (EN 16931) | XRechnung | |
|---|---|---|
| Aufbau | PDF mit eingebetteter XML-Datei | reine XML-Datei ohne PDF |
| Lesbar für Menschen | ja, wie jede PDF-Rechnung | nur mit Viewer |
| In Jupiter ERP | entsteht beim Speichern der Rechnung im PDF | Download als XRechnung 3.0 für Rechnungen und Gutschriften an Behörden |
ZUGFeRD bleibt die E-Rechnung im PDF. Für Behörden laden Sie zusätzlich die XRechnung herunter und reichen sie im Portal des Auftraggebers ein.
E-Rechnung erstellen
- Legen Sie die Rechnung wie gewohnt an (siehe Rechnung anlegen).
- Prüfen Sie im Editor im Bereich Druck, dass E-Rechnung erstellen aktiv ist.
- Bei öffentlichen Auftraggebern tragen Sie die Leitweg-ID am Kontakt ein. Eine Kundenreferenz bleibt ein eigenes Feld und steht in der XRechnung als Bestellreferenz.
- Ergänzende Unterlagen (z. B. Stundennachweise als PDF) fügen Sie unter Anhänge mit Anhang hinzufügen hinzu und aktivieren In E-Rechnung aufnehmen.
- Klicken Sie auf Speichern. Das PDF enthält jetzt die XML-Daten.
Damit jede neue Rechnung automatisch als E-Rechnung entsteht, aktivieren Sie E-Rechnungen standardmäßig erstellen unter Dokumente → Einstellungen → Allgemein.
Versenden Sie die Rechnung wie gewohnt per E-Mail. Der Empfänger erhält ein PDF, das er lesen und gleichzeitig maschinell verarbeiten kann.
E-Rechnung prüfen
- Öffnen Sie die gespeicherte Rechnung.
- Schalten Sie in der Vorschau von PDF auf E-Rechnung um.
- Die aufbereitete Ansicht zeigt, was im XML steht: Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuern und Summen. Unter ZUGFeRD-XML sehen Sie die Rohdaten.
Prüfen Sie vor allem Steuernummer bzw. USt-IdNr., Anschrift des Käufers und bei Behörden die Leitweg-ID.
XRechnung für Behörden herunterladen
- Tragen Sie die Leitweg-ID am Kontakt ein. Ein Unterkontakt ohne eigene Leitweg-ID übernimmt die des Hauptkontakts.
- Öffnen Sie die Rechnung oder Gutschrift. Die Leitweg-ID steht im Adressblock und wird beim Auswählen des Kontakts übernommen, wie die übrigen Kontaktdaten. Auf dem Beleg können Sie sie noch ändern.
- Wählen Sie in der Vorschau den Reiter XRechnung oder im Versanddialog XRechnung herunterladen.
Jupiter ERP baut die Datei in diesem Moment aus dem Beleg. Die XRechnung verwendet die Leitweg-ID, die auf der Rechnung oder Gutschrift steht. IBAN und E-Mail des Unternehmens kommen aus den aktuellen Unternehmensdaten. Beträge und Positionen bleiben die des festgeschriebenen Belegs. Das PDF bleibt die ZUGFeRD-Rechnung vom Speichern.
Die Leitweg-ID steht in der Datei als Käuferreferenz und als elektronische Adresse des Käufers. Fehlt die Leitweg-ID, die E-Mail des Unternehmens, die IBAN oder eine zuordenbare Umsatzsteuer, zeigt Jupiter ERP die fehlenden Angaben statt der Datei. Bei einer Gutschrift muss die Ursprungsrechnung verknüpft sein.
Voraussetzungen für gültige E-Rechnungen
- Vollständige Firmendaten mit Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. unter System → Einstellungen → Unternehmen.
- Vollständige Anschrift des Kunden, bei Geschäftskunden im EU-Ausland dessen USt-IdNr.
- Ein Steuersatz auf jeder abrechenbaren Position und die passende Umsatzsteuer-Regelung.
- Überschriften und Zwischensummen erscheinen nur im PDF, nicht im XML (siehe Belegpositionen gliedern).
E-Rechnungen empfangen
Eingehende E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung laden Sie als Beleg hoch oder senden sie an Ihre Beleg-E-Mail-Adresse. Jupiter ERP übernimmt Lieferant, Datum, Beträge und Positionen direkt aus den XML-Daten (siehe Beleg erfassen und Belege per E-Mail empfangen).
Typische Probleme
Die Umschaltung „E-Rechnung“ fehlt in der Vorschau.
Für diese Rechnung war E-Rechnung erstellen beim Speichern nicht aktiv. Setzen Sie die Rechnung über Rechnung bearbeiten zurück, aktivieren Sie die Option und speichern Sie erneut.
Der Empfänger meldet eine fehlende Leitweg-ID.
Tragen Sie die Leitweg-ID auf der Rechnung ein. Sie wird vom Kontakt übernommen, wenn Sie den Kontakt auswählen. Laden Sie die XRechnung danach erneut herunter.
