Ein Auftrag unter Service → Aufträge ist der laufende Stand eines Einsatzes: Kontakt, Termin, Zuständigkeit und die vereinbarten Positionen. Geliefert und berechnet steht auf den Belegen. Offen ist die Differenz zum Auftrag.
Voraussetzungen
- Das Servicemodul ist in Ihrem Tarif enthalten.
- Zum Anlegen brauchen Sie die Berechtigung Erstellen im Bereich Aufträge. Für Beleg erstellen brauchen Sie zusätzlich das Recht, den jeweiligen Beleg anzulegen.
Auftrag anlegen
- Öffnen Sie Service → Aufträge. Der Bereich hat die Reiter Aufträge, Termine und Protokolle.
- Klicken Sie im Reiter Aufträge auf Auftrag hinzufügen. Der Dialog Neuer Auftrag öffnet sich.
- Wählen Sie den Kontakt und optional den Einsatzort sowie unter Objekte die betroffenen Objekte.
- Erfassen Sie Betreff, Kopf-Text und den Leistungszeitraum.
- Weisen Sie einen Bearbeiter zu. Bei Bedarf ordnen Sie Projekt und Kostenstelle zu.
- Ergänzen Sie Positionen (Produkt oder freie Zeile) und speichern Sie. Die Auftragsnummer wird nach dem Format aus den Serviceeinstellungen vergeben.
In der Liste suchen Sie nach Nummer oder Betreff und filtern nach Status, Bearbeiter oder Zeitraum. Über die Mehrfachauswahl setzen Sie mit Status setzen den Status mehrerer Aufträge oder löschen sie.
Der Arbeitsstatus (Offen, Geplant, In Bearbeitung, Erledigt, Abgerechnet, Storniert) setzen Sie selbst. Abgerechnet ist kein Ersatz für eine Schlussrechnung. Ein stornierter Auftrag nimmt keine neuen Lieferscheine, Rechnungen oder Nachträge mehr an. Eine Gutschrift bleibt möglich.
Termine, Protokolle und Anhänge hängen am Auftrag. Zeiteinträge können Sie ebenfalls zuordnen. Sie ändern die offenen Mengen auf den Positionen nicht. Zeiten rechnen Sie über die Zeiterfassung ab (siehe Zeiten erfassen, auswerten und abrechnen).
Positionen
Die Positionsliste ist die vereinbarte Menge und der Preis. Überschriften und Zwischensummen gliedern den Auftrag und werden nicht geliefert oder berechnet. Optionale Zeilen zählen nicht mit (siehe Belegpositionen gliedern).
Solange keine Schlussrechnung festgeschrieben ist, dürfen Sie den Auftrag weiter ändern:
- Neue Leistungs- oder Produktzeilen sind erlaubt.
- Eine höhere Menge wird wieder liefer- und berechenbar.
- Der Preis auf der Auftragszeile gilt für den noch offenen Rest. Eine schon geschriebene Rechnung behält ihren Preis.
- Die Menge darf nicht unter das bereits Gelieferte oder Berechnete sinken, Entwürfe eingeschlossen.
- Eine Zeile, die schon auf einem Beleg steht, lässt sich nicht löschen.
Was der Auftrag anzeigt
Unter Positionen sehen Sie je Zeile Geliefert, Berechnet, Offen Lieferung und Offen Abrechnung. Unter der Summe stehen dieselben Stände als Betrag.
Ein Entwurf mindert die offene Menge, zählt aber noch nicht als geliefert oder berechnet. In der Zeile blenden Sie die zugehörigen Belege ein. Entwürfe sind dort als Entwurf gekennzeichnet.
Lieferung und Abrechnung laufen getrennt: Ein Lieferschein über die ganze Menge und eine Teilrechnung lassen nur die Abrechnung offen.
Angebot und Auftragsbestätigung
Angebot anlegen und Auftragsbestätigung anlegen kopieren den aktuellen Stand aller Positionen. Es gibt keine Mengenauswahl. Die Belege zählen nicht als Lieferung oder Berechnung. Sie können sie später erneut erzeugen. Ältere Angebote und Auftragsbestätigungen bleiben unverändert.
Beleg aus dem Auftrag
Beleg erstellen öffnet die Auswahl der Positionen. Zuerst die Belegart, dann die Zeilen mit noch offener Menge, dann die Menge. Vorgabe ist die volle offene Menge.
| Belegart | Was vorausgefüllt ist |
|---|---|
| Lieferschein | offene Liefermenge |
| Teilrechnung | offene Abrechnungsmenge, Art Teilrechnung |
| Schlussrechnung | dieselbe offene Abrechnungsmenge, alle Zeilen angehakt, Art Schlussrechnung |
| Gutschrift | bereits berechnete, noch nicht gutgeschriebene Menge |
Bei Lieferschein und Rechnung dürfen Sie mehr eintragen als offen ist. Eine Gutschrift nicht. Steht dieselbe Zeile schon in einem Entwurf, weist der Dialog darauf hin. Ist für die Belegart nichts mehr offen, bleibt die Liste leer.
Der Beleg übernimmt Kontakt und die gewählten Mengen. Details zu Teil- und Schlussrechnung finden Sie unter Rechnung, Teilrechnung und Schlussrechnung, zu Lieferscheinen und Gutschriften unter Lieferscheine erstellen und Gutschriften erstellen.
Nach der Schlussrechnung
Sobald eine Schlussrechnung festgeschrieben ist (nicht mehr Entwurf), sperrt Jupiter ERP weitere Positionen. Eine noch offene Liefermenge können Sie weiter als Lieferschein schreiben. Die Positionen selbst ändern Sie nicht mehr.
Eine Teilrechnung, die den Rest auf null bringt, sperrt den Auftrag nicht. Eine neue Zeile oder eine höhere Menge ist danach wieder abrechenbar.
Mengen, die Sie auf der Schlussrechnung weglassen, sind danach nicht mehr abrechenbar. Eine Teilgutschrift der Schlussrechnung gibt nur diese Menge frei. Eine zweite Schlussrechnung ist erst möglich, wenn die erste storniert oder vollständig gutgeschrieben ist.
Zahlung und Mahnung hängen an der einzelnen Rechnung, nicht am Auftrag (siehe Rechnungsstatus verstehen und Mahnwesen: Mahnungen erstellen und verwalten).
Häufige Fragen
Kann ein Auftrag mehrere Termine haben?
Ja, zum Beispiel für mehrtägige Einsätze oder Nachbesuche (siehe Termine, Tagesplaner und Teamplaner).
Sieht der Kunde den Auftrag?
Nur wenn der Kontakt ein Kundenportal hat und dort unter Portal-Zugriff der Bereich Aufträge eingeschaltet ist (siehe Kundenportale einrichten). Stornierte Aufträge werden im Portal nicht angezeigt. Entwürfe von Rechnungen und Lieferscheinen bleiben intern.
Typische Fehler und Lösungen
„Die Schlussrechnung ist festgeschrieben. Weitere Positionen sind gesperrt …“
Stornieren Sie die Schlussrechnung oder schreiben Sie sie vollständig gut, wenn Sie den Auftrag erweitern müssen.
„Für diese Belegart ist nichts mehr offen.“
Alle Mengen sind bereits geliefert beziehungsweise berechnet. Erhöhen Sie bei Bedarf die Menge auf dem Auftrag oder ergänzen Sie eine Position.
Die Menge lässt sich nicht verringern.
Die Menge darf nicht unter das bereits Gelieferte oder Berechnete sinken, Entwürfe eingeschlossen. Löschen Sie zuerst den Entwurf oder schreiben Sie eine Gutschrift.
