Auftragsbestätigung erstellen
Mit einer Auftragsbestätigung bestätigen Sie Ihrem Kunden schriftlich, welche Leistungen Sie zu welchen Konditionen erbringen. Meist entsteht sie aus einem angenommenen Angebot.
Voraussetzungen
- Auftragsbestätigungen sind in Ihrem Tarif enthalten.
- Berechtigung Erstellen im Bereich Auftragsbestätigungen.
Aus einem Angebot erstellen (empfohlen)
- Öffnen Sie das Angebot unter Dokumente → Angebote.
- Wählen Sie im Pfeilmenü neben Senden/Drucken Auftragsbestätigung erstellen.
- Kontakt, Positionen und Konditionen werden übernommen. Passen Sie bei Bedarf Mengen, Termine oder Texte an.
- Klicken Sie auf Speichern. Die Auftragsbestätigung erhält ihre Nummer und den Status Offen.
Ohne Angebot erstellen
- Öffnen Sie Dokumente → Auftragsbestätigungen und klicken Sie auf Auftragsbestätigung hinzufügen.
- Wählen Sie den Kontakt, prüfen Sie Datum und Betreff und erfassen Sie die Positionen.
- Prüfen Sie das Ergebnis mit Vorschau und klicken Sie auf Speichern.
Versenden und Status pflegen
- Klicken Sie in der Auftragsbestätigung auf Senden/Drucken und wählen Sie den Versandweg (siehe Rechnung versenden).
- Bestätigt der Kunde die Auftragsbestätigung, setzen Sie den Status über Status ändern → Annehmen. Möglich sind Entwurf, Offen, Angenommen und Abgelehnt.
Für eine verbindliche Gegenzeichnung können Sie die Auftragsbestätigung online unterschreiben lassen (siehe Dokumente online unterschreiben lassen). Nach der Unterschrift steht sie automatisch auf Angenommen.
Weiterverarbeiten
Im Pfeilmenü neben Senden/Drucken erstellen Sie aus der Auftragsbestätigung einen Lieferschein (Lieferschein erstellen) oder die Rechnung (Rechnung erstellen). Im Reiter Verknüpfungen sehen Sie, welche Dokumente zum Vorgang gehören.
Zum Ändern einer gespeicherten Auftragsbestätigung wählen Sie Dokument bearbeiten und bestätigen Dokument zurücksetzen. Sie wird wieder zum Entwurf.
Typische Probleme
Der Menüpunkt „Auftragsbestätigungen“ fehlt.
Der Dokumenttyp ist nicht in Ihrem Tarif enthalten oder Ihnen fehlt das Leserecht. Prüfen Sie den Tarif unter System → Abonnement oder fragen Sie einen Administrator.
Die Auftragsbestätigung enthält andere Preise als das Angebot.
Änderungen am Angebot nach dem Erstellen werden nicht übertragen. Passen Sie die Auftragsbestätigung an oder erstellen Sie sie neu aus dem aktuellen Angebot.
