Mit einem Angebot nennen Sie Ihrem Kunden Leistungen und Preise, bevor er beauftragt. Nimmt er an, machen Sie daraus mit einem Klick Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung.
Voraussetzungen
- Modul Dokumente mit Angeboten im Tarif.
- Berechtigung Erstellen im Bereich Angebote. Zum Versenden und Ändern des Status brauchen Sie zusätzlich Aktualisieren.
- Firmendaten sind gepflegt (siehe Unternehmensdaten und Voreinstellungen pflegen), damit Absender und Bankverbindung auf dem PDF stimmen.
Angebot anlegen
- Öffnen Sie Dokumente → Angebote und klicken Sie auf Angebot hinzufügen.
- Wählen Sie unter Kontakt den Kunden. Anschrift und die beim Kontakt hinterlegten Konditionen (z. B. Kunden-Rabatt, Zahlungsbedingungen) werden übernommen. Fehlt der Kunde, legen Sie ihn mit Neuer Kontakt direkt an.
- Prüfen Sie Datum und Gültig bis. Die Gültigkeit kommt aus dem Feld Angebote gültig am Kontakt oder, falls dort leer, aus Dokumente → Einstellungen → Allgemein.
- Tragen Sie einen Betreff ein, z. B. „Wartung Heizungsanlage 2026“.
- Formulieren Sie den Kopf-Text. Über Textvorlage fügen Sie einen hinterlegten Text ein.
- Erfassen Sie die Positionen:
- Produkt übernimmt Bezeichnung, Einheit, Preis und Steuersatz aus Ihren Produkten.
- Position legt eine freie Zeile an.
- Alternativen oder Zusatzleistungen markieren Sie als Optionale Position. Sie erscheinen mit „(Opt.)“ und zählen nicht zur Summe.
- Mit Überschrift und Zwischensumme gliedern Sie lange Angebote (siehe Belegpositionen gliedern).
- Ergänzen Sie den Fuß-Text, z. B. Hinweise zu Ausführung oder Bindefrist.
- Prüfen Sie das PDF mit Vorschau.
- Klicken Sie auf Speichern. Das Angebot erhält seine Nummer, wechselt auf Offen und das PDF wird erzeugt.
Möchten Sie später weiterarbeiten, wählen Sie im Pfeilmenü neben Speichern die Option Entwurf speichern. Ein Entwurf hat noch keine endgültige Nummer und kein PDF.
Angebot versenden
- Öffnen Sie das gespeicherte Angebot und klicken Sie auf Senden/Drucken.
- Wählen Sie unter Versandoptionen E-Mail, Download, Drucken oder Post.
Details stehen in Rechnung versenden. Der Ablauf ist für Angebote identisch. Soll der Kunde online unterschreiben, nutzen Sie den Reiter Signatur (siehe Dokumente online unterschreiben lassen).
Rückmeldung des Kunden erfassen
Ein Angebot hat die Status Entwurf, Offen, Angenommen und Abgelehnt.
- Öffnen Sie das Angebot oder markieren Sie es in der Liste.
- Wählen Sie über Status ändern Annehmen, Ablehnen oder Offen setzen.
Unterschreibt der Kunde online, setzt Jupiter ERP das Angebot automatisch auf Angenommen.
Abgelaufene Angebote finden Sie in der Liste mit dem Filter Überfällig: Er zeigt offene Angebote, deren Gültigkeit überschritten ist.
Angebot weiterverarbeiten
Im Pfeilmenü neben Senden/Drucken erstellen Sie aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung. Alle Positionen werden übernommen (siehe Angebot in Rechnung umwandeln). Neu als Kopie legt ein neues Angebot mit demselben Inhalt an, z. B. für einen anderen Kunden.
Angebot nachträglich ändern
- Öffnen Sie das Angebot und wählen Sie im Pfeilmenü Dokument bearbeiten.
- Bestätigen Sie die Rückfrage Dokument zurücksetzen. Das Angebot wird wieder zum Entwurf.
- Ändern Sie es und klicken Sie erneut auf Speichern. Das PDF wird neu erzeugt.
Typische Probleme
Auf dem PDF fehlt die Bankverbindung oder die Absenderadresse ist falsch.
Pflegen Sie die Angaben unter System → Einstellungen → Unternehmen und speichern Sie das Angebot danach erneut.
Die Optionen zum Weiterverarbeiten fehlen.
Für Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung brauchen Sie das jeweilige Modul im Tarif und das Recht, diesen Dokumenttyp zu erstellen.
Optionale Positionen erscheinen nicht in der Summe.
Das ist gewollt. Wählt der Kunde eine Option, entfernen Sie in der Folgerechnung die Markierung Optionale Position.
