Unter Service → Einstellungen legen Sie die Grundlagen für den Servicebereich fest: den Standard-Stundensatz für die Zeiterfassung, die Nummernformate für Projekte, Wartungsverträge, Objekte, Aufträge und Protokolle sowie die Vorlagen für Serviceprotokolle.
Voraussetzungen
- Das Servicemodul ist in Ihrem Tarif enthalten (siehe Abonnement und Tarif verwalten).
- Zum Ändern brauchen Sie die Berechtigung Bearbeiten im Bereich Service-Konfiguration. Protokollvorlagen verwalten Sie mit den Berechtigungen im Bereich Protokollvorlagen (siehe Benutzer und Berechtigungen verwalten).
Die Reiter im Überblick
- Übersicht: Einstieg mit Verweisen auf die einzelnen Einstellungsbereiche.
- Allgemein: Standard-Stundensatz.
- Nummerierung: Nummernformate und Startnummern.
- Protokollvorlagen: Textbausteine für Serviceprotokolle.
Standard-Stundensatz festlegen
- Öffnen Sie Service → Einstellungen und wechseln Sie zum Reiter Allgemein.
- Tragen Sie im Feld Standard-Stundensatz den Netto-Stundensatz ein.
- Speichern Sie.
Der Satz wird beim Starten des Timers und beim Anlegen eines Zeiteintrags vorbelegt, wenn weder Auftrag, Wartungsvertrag, Projekt noch Kontakt einen eigenen Standard-Stundensatz haben. Pro Eintrag können Sie ihn überschreiben (siehe Zeiten erfassen, auswerten und abrechnen).
Nummernformate einstellen
Im Reiter Nummerierung gibt es je einen Bereich für Projekte, Wartungsverträge, Objekte, Aufträge und Protokolle.
- Öffnen Sie den Reiter Nummerierung.
- Tragen Sie im Feld Format für … das gewünschte Format ein. Verfügbare Platzhalter:
- {NR}: laufende Nummer
- {YYYY} und {YY}: Jahr vierstellig oder zweistellig
- {MM} und {DD}: Monat und Tag
- Legen Sie unter Start bei Nummer fest, mit welcher Nummer die Zählung beginnt (Standard: 1). Der Wert greift nur, solange noch keine höhere Nummer vergeben ist.
- Speichern Sie.
Ohne eigene Einstellung gelten diese Formate: Projekte P-{NR}, Wartungsverträge WV-{NR}, Objekte OB-{NR}, Aufträge AUF-{NR}, Protokolle PROT-{NR}.
Die laufende Nummer zählt fortlaufend weiter. Ein Jahresplatzhalter im Format setzt die Zählung zum Jahreswechsel nicht zurück, er ändert nur die Darstellung der Nummer. Mit Start bei Nummer können Sie die Zählung erhöhen, zum Beispiel beim Umstieg aus einem anderen Programm, aber nicht auf eine kleinere Nummer zurücksetzen.
Die Nummernformate für Angebote, Rechnungen und andere Verkaufsdokumente stellen Sie an anderer Stelle ein (siehe Dokumenteinstellungen und Nummernformate).
Protokollvorlagen anlegen
- Öffnen Sie den Reiter Protokollvorlagen.
- Klicken Sie auf Vorlage hinzufügen.
- Tragen Sie eine Bezeichnung ein und formulieren Sie im Feld Text den Vorlagentext.
- Speichern Sie.
Beim Erfassen eines Protokolls übernehmen Sie die Vorlage über das Menü Vorlage (siehe Serviceprotokolle erstellen).
Hinweise
- Ein geändertes Nummernformat gilt nur für neu angelegte Datensätze. Bereits vergebene Nummern bleiben unverändert.
- Legen Sie die Formate fest, bevor Sie die ersten Aufträge und Verträge anlegen. So bleibt die Nummerierung von Anfang an einheitlich.
Typische Fehler und Lösungen
Der Reiter ist ausgegraut oder Speichern ist nicht möglich.
Ihnen fehlt die Berechtigung im Bereich Service-Konfiguration. Eine Administratorin oder ein Administrator kann sie unter System → Benutzer vergeben.
In der Zeiterfassung wird ein anderer Stundensatz vorbelegt.
Auftrag, Wartungsvertrag, Projekt oder Kontakt haben einen eigenen Standard-Stundensatz. Dieser hat Vorrang vor dem Wert aus den Serviceeinstellungen.
Die Nummer beginnt nach dem Jahreswechsel nicht wieder bei 1.
Die Zählung läuft jahresübergreifend fortlaufend. Ein Zurücksetzen ist nicht vorgesehen.
Eine geänderte Startnummer wirkt nicht.
Es ist bereits eine höhere Nummer vergeben. Start bei Nummer gilt nur, wenn der Wert über der höchsten vorhandenen Nummer liegt.
