Mit dem Mahnwesen erinnern Sie Kunden an überfällige Rechnungen. Jupiter ERP zählt die Mahnstufen automatisch hoch, übernimmt Mahnfrist und Mahngebühr aus Ihren Einstellungen und hält alle Mahnungen mit der Rechnung verknüpft.
Voraussetzungen
- Mahnungen sind in Ihrem Tarif enthalten.
- Berechtigung Erstellen im Bereich Mahnungen.
- Die Rechnung ist gespeichert (nicht im Entwurf).
Mahnstufen einrichten
Richten Sie die Stufen einmalig ein, bevor Sie die erste Mahnung erstellen:
- Öffnen Sie Dokumente → Einstellungen → Allgemein und gehen Sie zum Abschnitt Mahnwesen.
- Legen Sie pro Mahnstufe Bezeichnung, Mahnfrist (in Tagen) und Mahngebühr (Ct.) fest. Die Gebühr geben Sie in Cent an, also 500 für 5,00 €.
- Speichern Sie die Einstellungen.
Die erste Stufe ist die Zahlungserinnerung (Stufe 0), meist ohne Gebühr. Danach folgen 1. Mahnung, 2. Mahnung und 3. Mahnung.
Erste Mahnung erstellen
- Suchen Sie unter Dokumente → Rechnungen mit dem Filter Überfällig die betroffene Rechnung und öffnen Sie sie.
- Wählen Sie im Pfeilmenü neben Senden/Drucken Mahnung erstellen.
- Jupiter ERP legt die Mahnung als Entwurf an und öffnet sie in der Mahnungsliste (Mahnung erstellt. Sie können sie in der Liste bearbeiten.). Mahnstufe, Fälligkeit (heute plus Mahnfrist), Mahngebühr und Betreff sind vorbelegt.
- Prüfen Sie den Text und passen Sie ihn bei Bedarf an. Platzhalter wie Rechnungsnummer, Offener Betrag und Mahngebühren werden beim Erzeugen des PDFs gefüllt.
- Klicken Sie auf Speichern und versenden Sie die Mahnung über Senden/Drucken (siehe Rechnung versenden).
Alternativ klicken Sie unter Dokumente → Mahnungen auf Mahnung hinzufügen und wählen die Rechnung aus.
Die Mahnung erhält die Nummer der Rechnung, ergänzt um die Mahnstufe (Rechnungsnummer-Mahnstufe).
Nächste Mahnstufe erstellen
Zahlt der Kunde nach Ablauf der Mahnfrist nicht:
- Öffnen Sie die letzte Mahnung unter Dokumente → Mahnungen. Der Filter Überfällig zeigt offene Mahnungen mit überschrittener Frist.
- Wählen Sie im Pfeilmenü Nächste Mahnung erstellen.
- Prüfen, speichern und versenden Sie die neue Mahnung wie oben.
Alternativ wählen Sie erneut Mahnung erstellen an der Rechnung. Jupiter ERP nimmt immer die nächsthöhere Stufe. Die bisherige offene Mahnung zu dieser Rechnung wird dabei auf Geschlossen gesetzt.
Zahlung nach Mahnung
- Die Zahlung des Rechnungsbetrags ordnen Sie wie gewohnt der Rechnung zu (siehe Zahlung zu einer Rechnung erfassen).
- Zahlt der Kunde auch die Mahngebühr, ordnen Sie diesen Teil der Mahnung zu. Der Reiter Zahlungen der Mahnung zeigt dazu die Offenen Mahngebühren.
- Verzichten Sie auf die Gebühr, gleichen Sie sie an der Mahnung mit Differenz ausgleichen aus.
Typische Probleme
„Mahnung erstellen“ ist ausgegraut.
Die Rechnung ist noch ein Entwurf oder Ihnen fehlt das Berechtigung Erstellen im Bereich Mahnungen. Speichern Sie die Rechnung zuerst.
Mahnfrist oder Gebühr stimmen nicht.
Die Werte stammen aus Dokumente → Einstellungen → Allgemein → Mahnwesen. Sie können sie in jeder Mahnung vor dem Speichern überschreiben.
