Mit einem Serviceprotokoll dokumentieren Sie, was bei einem Einsatz gemacht wurde: Datum, Bearbeiter, Protokolltext und Fotos oder PDFs. Das Protokoll verknüpfen Sie mit dem Auftrag und den betroffenen Objekten. Es erscheint dann in deren Detailansicht.
Voraussetzungen
- Das Servicemodul ist in Ihrem Tarif enthalten.
- Zum Anlegen brauchen Sie die Berechtigung Erstellen im Bereich Protokolle. Um Vorlagen zu nutzen, brauchen Sie zusätzlich die Leseberechtigung im Bereich Protokollvorlagen (siehe Benutzer und Berechtigungen verwalten).
Protokoll anlegen
- Öffnen Sie Service → Aufträge und wechseln Sie zum Reiter Protokolle.
- Klicken Sie auf Protokoll hinzufügen. Der Dialog Neues Protokoll öffnet sich.
- Im Abschnitt Grunddaten prüfen Sie Datum und Nr., vergeben einen Name und wählen den Bearbeiter.
- Im Abschnitt Verknüpfungen wählen Sie den Auftrag und unter Objekte ein oder mehrere betroffene Objekte.
- Im Abschnitt Beschreibung erfassen Sie den Protokolltext. Über das Menü Vorlage übernehmen Sie eine Protokollvorlage und passen den Text danach an.
- Speichern Sie.
- Öffnen Sie das Protokoll in der Liste und laden Sie unter Anhänge Fotos oder PDFs hoch. Klicken Sie danach auf Anhänge speichern.
Aus dem Tagesplaner legen Sie ein Protokoll für einen Termin direkt über Protokoll an (siehe Termine, Tagesplaner und Teamplaner). Unterwegs legen Sie Protokolle mit Fotos und Unterschrift in der Companion-App an.
Protokollvorlagen nutzen
Vorlagen für wiederkehrende Arbeiten, etwa eine Standardwartung, legen Sie unter Service → Einstellungen im Reiter Protokollvorlagen an (siehe Serviceeinstellungen und Nummernkreise). Gibt es noch keine Vorlage, zeigt das Menü Vorlage den Hinweis „Keine Vorlagen vorhanden“.
Protokolle finden
In der Liste suchen Sie über das Suchfeld nach Nummer oder Name und filtern nach Datum, Name und Bearbeiter. Protokolle eines Auftrags oder Objekts sehen Sie auch in dessen Detailansicht.
Hinweise
- Hat der Kontakt ein Kundenportal und ist dort unter Portal-Zugriff der Bereich Serviceprotokolle eingeschaltet, kann er seine Protokolle im Portal einsehen und drucken (siehe Kundenportale einrichten).
- Mehrere Protokolle löschen Sie über die Mehrfachauswahl in der Liste.
- Eine Unterschrift des Kunden erfassen Sie vor Ort in der Companion-App: Im Protokoll lassen Sie den Kunden mit Unterschreiben im Feld unterschreiben. Die Unterschrift wird zusammen mit den Fotos am Protokoll gespeichert (siehe Companion-App auf dem Handy).
Typische Fehler und Lösungen
Das Menü Vorlage fehlt.
Ihnen fehlt die Leseberechtigung im Bereich Protokollvorlagen.
Anhänge lassen sich im Dialog nicht hinzufügen.
Anhänge verwalten Sie in der Detailansicht unter Anhänge. Speichern Sie das Protokoll zuerst.
Das Protokoll erscheint nicht beim Objekt.
Prüfen Sie, ob das Objekt im Abschnitt Verknüpfungen unter Objekte ausgewählt ist.
