Ein Termin ist ein konkreter Einsatz mit Beginn, Ende und Bearbeiter, der immer zu einem Auftrag gehört. Unter Service → Planung finden Sie zwei Ansichten: den Tagesplaner für den Tagesablauf eines Bearbeiters und den Teamplaner für die Verteilung der Einsätze im Team. Alle Termine als Liste sehen Sie unter Service → Aufträge im Reiter Termine.
Voraussetzungen
- Das Servicemodul ist in Ihrem Tarif enthalten.
- Für Termine brauchen Sie Berechtigungen im Bereich Aufträge. Ohne Bearbeitungsrecht zeigt der Teamplaner den Hinweis „Sie haben keine Berechtigung, Aufträge in der Planung zu bearbeiten.“ und ist nur lesbar.
- Als Bearbeiter stehen nur Benutzer Ihres Jupiter ERP-Kontos zur Auswahl (siehe Benutzer und Berechtigungen verwalten).
Termin anlegen
- Öffnen Sie Service → Aufträge und wechseln Sie zum Reiter Termine.
- Klicken Sie auf Termin hinzufügen. Der Dialog Neuer Termin öffnet sich.
- Wählen Sie im Abschnitt Auftrag den zugehörigen Auftrag. Ohne Auftrag lässt sich der Termin nicht speichern.
- Legen Sie im Abschnitt Zeitraum Beginn und Ende fest. Die Dauer wird angezeigt.
- Wählen Sie im Abschnitt Zuweisung & Status den Bearbeiter und den Status.
- Speichern Sie.
Einen Termin können Sie auch direkt im Teamplaner anlegen, indem Sie in der Zeile eines Bearbeiters auf eine freie Zeit klicken und Termin anlegen wählen.
Terminstatus
- Geplant: Der Termin steht fest.
- Vor Ort: Der Einsatz hat begonnen. In der Companion-App setzen Techniker diesen Status mit Check-in (siehe Companion-App auf dem Handy).
- Erledigt: Der Einsatz ist abgeschlossen.
- Abgesagt: Der Termin findet nicht statt.
Der Terminstatus ist unabhängig vom Status des Auftrags. Den Auftragsstatus (zum Beispiel In Bearbeitung oder Erledigt) setzen Sie getrennt.
Tagesplaner verwenden
- Öffnen Sie Service → Planung und wählen Sie den Reiter Tagesplaner.
- Wählen Sie den Bearbeiter und unter Tag das Datum. Mit Vorheriger Tag und Nächster Tag blättern Sie, der aktuelle Tag ist mit Heute markiert.
- Die Termine des Tages sind nach Jetzt, Als Nächstes, Erledigt und Abgesagt gruppiert.
- Je Eintrag ändern Sie Terminstatus und Auftragsstatus, legen über Protokoll ein Serviceprotokoll an, öffnen mit Auftrag öffnen den Auftrag oder starten über Route die Navigation zum Einsatzort.
Unter Aufträge ohne Termin sehen Sie Aufträge, die dem gewählten Bearbeiter zugewiesen sind, aber an diesem Tag keinen Termin haben. Über Termin planen legen Sie direkt einen Termin dafür an.
Teamplaner verwenden
- Öffnen Sie Service → Planung und wählen Sie den Reiter Teamplaner.
- Wählen Sie den Zeitraum. Mit Vorheriger Tag und Nächster Tag verschieben Sie die Ansicht.
- Jede Zeile steht für einen Bearbeiter. In der Spalte Anz. sehen Sie, wie viele Aufträge ihm zugeordnet sind.
- Termine ohne Bearbeiter stehen unter Nicht zugewiesen. Weisen Sie einen solchen Termin zu, indem Sie ihn in die Zeile eines Bearbeiters ziehen.
- Verschieben Sie Termine in der Zeitachse oder ändern Sie ihre Länge. Änderungen werden automatisch gespeichert.
- Ein Klick auf einen Termin öffnet die Details. Von dort bearbeiten Sie den Termin oder den Auftrag.
Mit Aktualisieren laden Sie die Ansicht neu, zum Beispiel wenn Kolleginnen oder Kollegen parallel planen.
Hinweise
- Ein Auftrag kann mehrere Termine haben, etwa bei mehrtägigen Einsätzen oder Nachbesuchen.
- Wenn Sie einen Termin verschieben oder neu zuweisen, bleibt der Auftrag unverändert.
- Hat der Kontakt ein Kundenportal und ist dort unter Portal-Zugriff der Bereich Termine eingeschaltet, sieht er seine Termine im Portal (siehe Kundenportale einrichten).
Typische Fehler und Lösungen
„Bitte einen Auftrag wählen.“
Jeder Termin braucht einen Auftrag. Legen Sie den Auftrag zuerst an (siehe Aufträge anlegen und abrechnen).
„Das Ende muss nach dem Beginn liegen.“
Korrigieren Sie Beginn oder Ende.
„Änderungen konnten nicht gespeichert werden.“
Die Verschiebung im Teamplaner wurde nicht übernommen. Klicken Sie auf Aktualisieren und versuchen Sie es erneut. Prüfen Sie auch, ob Sie die nötige Berechtigung haben.
Eine Kollegin fehlt im Teamplaner.
Im Teamplaner erscheinen nur Benutzer Ihres Kontos. Laden Sie die Person bei Bedarf als Benutzer ein.
