Ein Objekt steht für etwas, an dem Sie wiederholt Leistungen erbringen: eine Heizungsanlage, eine Maschine, ein Fahrzeug oder ein Gebäude. Aufträge, Protokolle und Wartungsverträge verknüpfen Sie mit dem Objekt. So sehen Sie in der Detailansicht des Objekts den gesamten Verlauf.
Voraussetzungen
- Das Servicemodul ist in Ihrem Tarif enthalten.
- Zum Anlegen brauchen Sie die Berechtigung Erstellen im Bereich Objekte (siehe Benutzer und Berechtigungen verwalten).
Objekt anlegen
- Öffnen Sie Service → Objekte.
- Klicken Sie auf Objekt hinzufügen. Der Dialog Neues Objekt öffnet sich.
- Im Abschnitt Grunddaten wählen Sie die Kategorie (Gerät, Maschine, Fahrzeug, Gebäude oder Sonstiges), den Status (Aktiv oder Inaktiv) und vergeben einen Name. Das Feld Nr. wird nach dem eingestellten Nummernformat vorbelegt.
- Im Abschnitt Zuordnung & Standort wählen Sie den Kontakt, dem das Objekt gehört, und erfassen Seriennummer, Installationsdatum und Standort.
- Im Abschnitt Beschreibungen füllen Sie bei Bedarf die Interne Beschreibung (nur für Ihr Team sichtbar) und die Portal-Beschreibung (wird dem Kontakt im Kundenportal angezeigt).
- Speichern Sie.
Detailansicht nutzen
Ein Klick auf ein Objekt in der Liste öffnet die Detailansicht. Dort finden Sie:
- die Stammdaten mit Standort, Seriennummer und Beschreibungen,
- Private Anhänge, etwa Datenblätter, Fotos oder Prüfberichte. Sie sind nur intern sichtbar. Laden Sie die Dateien hoch und klicken Sie auf Anhänge speichern.
- die verknüpften Datensätze: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Aufträge, Wartungsverträge und Protokolle,
- Kommentare für interne Notizen.
Objekte verknüpfen
- Im Auftrag wählen Sie das Objekt im Feld Objekte (siehe Aufträge anlegen und abrechnen).
- Im Protokoll wählen Sie es im Abschnitt Verknüpfungen (siehe Serviceprotokolle erstellen).
- Im Wartungsvertrag ordnen Sie ein oder mehrere Objekte zu (siehe Wartungsverträge und wiederkehrende Abrechnung).
Hinweise
- Ein Objekt muss keinem Wartungsvertrag zugeordnet sein. Sie können es auch nur für einzelne Aufträge nutzen.
- Hat der Kontakt ein Kundenportal und ist dort unter Portal-Zugriff der Bereich Objekte eingeschaltet, sieht er seine Objekte mit der Portal-Beschreibung. Interne Beschreibung und private Anhänge bleiben intern (siehe Kundenportale einrichten).
- Objekte, die nicht mehr betreut werden, setzen Sie auf Inaktiv. Mehrere Objekte löschen Sie über die Mehrfachauswahl in der Liste.
Typische Fehler und Lösungen
Der Button Objekt hinzufügen ist ausgegraut.
Ihnen fehlt die Berechtigung Erstellen im Bereich Objekte.
Der Kunde sieht interne Notizen nicht im Portal.
Das ist gewollt. Texte für den Kunden gehören in die Portal-Beschreibung.
Anhänge lassen sich im Dialog nicht hochladen.
Anhänge verwalten Sie in der Detailansicht unter Private Anhänge. Speichern Sie das Objekt zuerst.
