Mit der Online-Signatur lassen Sie ein gespeichertes Dokument per E-Mail-Link unterschreiben. Der Empfänger braucht kein Konto, keine App und keinen Drucker. Alternativ unterschreibt er direkt auf Ihrem Gerät, z. B. bei der Abnahme vor Ort. Jede Unterschrift wird mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Prüfsummen in einem Nachweis-PDF dokumentiert.
Die Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur (SES) nach eIDAS. Sie eignet sich für Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Abnahmen und Einwilligungen. Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) nötig. Diese bietet Jupiter ERP nicht an.
Voraussetzungen
- Die Online-Signatur ist in Ihrem Tarif enthalten (System → Abonnement). Je nach Tarif ist die Zahl der Anfragen pro Monat begrenzt.
- Berechtigung Erstellen im Bereich Online-Signaturen. Admins haben sie immer.
- Das Dokument ist gespeichert (kein Entwurf) und hat ein PDF.
- Im PDF ist ein Unterschriftsfeld vorhanden: Im Editor steht unter Druck die Option Unterschrift auf Ja, oder das Drucklayout zeigt das Unterschriftsfeld an. Ändern Sie das nachträglich, speichern Sie das Dokument neu.
Die Signatur steht für alle Dokumenttypen bereit: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und eigene Dokumente.
Signaturanfrage per E-Mail senden
- Öffnen Sie das Dokument und wechseln Sie in den Reiter Signatur.
- Klicken Sie auf Zur Online-Signatur senden.
- Prüfen Sie Empfänger-E-Mail und Empfängername. Beide sind aus dem Dokument vorbelegt.
- Bestätigen Sie den Versand. Die Meldung Signaturanfrage gesendet. erscheint.
Der Empfänger erhält einen persönlichen Link, der 14 Tage gültig ist. Er sieht das PDF und kann es unterschreiben (Name eingeben, Einwilligung bestätigen, Unterschrift zeichnen) oder mit Begründung ablehnen. Bei einer Ablehnung werden Sie benachrichtigt.
Vor Ort unterschreiben lassen
- Öffnen Sie den Reiter Signatur und klicken Sie auf Selbst signieren.
- Geben Sie Name und Ort ein.
- Wählen Sie unter Art der Unterschrift Zeichnen (mit Finger oder Maus im Feld) oder Tippen (Name in einer Handschrift-Schriftart).
- Bestätigen Sie. Die Meldung Dokument signiert. erscheint.
Status verfolgen
Der Reiter Signatur zeigt den aktuellen Stand und lädt ihn bei offenen Anfragen automatisch neu. In der Dokumentliste zeigt ein Symbol denselben Status.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Signatur ausstehend | Link verschickt, noch nicht geöffnet. |
| Angesehen | Der Empfänger hat das Dokument geöffnet, aber nicht unterschrieben. |
| Signiert | Die Unterschrift liegt vor. |
| Abgelehnt | Der Empfänger hat abgelehnt. Den Grund sehen Sie unter Ablehnungsgrund. |
| Abgelaufen | Die 14 Tage sind ohne Unterschrift verstrichen. |
| Abgebrochen | Sie haben die Anfrage abgebrochen. |
Offene Anfragen können Sie Erneut senden (neuer Link, wieder 14 Tage) oder über Anfrage abbrechen beenden. Nach Ablehnung, Ablauf oder Abbruch senden Sie bei Bedarf eine neue Anfrage.
Nach der Unterschrift
Im Reiter Signatur stehen drei Dateien bereit:
- Original-PDF: der Stand zum Zeitpunkt der Anfrage.
- Signiertes PDF: das Dokument mit eingesetzter Unterschrift. Es ersetzt ab jetzt das PDF des Dokuments, auch beim Versand.
- Nachweis-PDF: Unterzeichner, Zeitpunkt, IP-Adresse, SHA-256-Prüfsummen von Original und signiertem PDF, Verfahren und Einwilligungstext.
Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine wechseln nach der Unterschrift automatisch auf Angenommen. Signierte Lieferscheine desselben Kontakts hängen Sie an einer Rechnung oder Gutschrift unter Anhänge an, auf Wunsch auch in der E-Rechnung.
Ein signiertes Dokument ist gegen Änderungen geschützt. Muss es dennoch geändert werden, wählen Sie im Reiter Signatur Signatur zurücksetzen. Das Dokument verwendet dann wieder das unsignierte PDF und kann bearbeitet und neu zur Signatur gesendet werden. Signiertes PDF und Nachweis bleiben als Dokumentation erhalten.
Typische Probleme
„Zur Online-Signatur senden“ fehlt oder ist gesperrt.
Häufige Ursachen: Das Dokument ist ein Entwurf, im PDF fehlt das Unterschriftsfeld, es läuft bereits eine Anfrage, das Dokument ist schon signiert, oder Tarif bzw. Berechtigung fehlen.
Die Signatur schlägt mit einer Prüfsummenabweichung fehl.
Das PDF wurde zwischen Anfrage und Unterschrift neu erzeugt. Senden Sie eine neue Anfrage.
Der Kunde findet die E-Mail nicht.
Prüfen Sie die Empfänger-E-Mail im Reiter Signatur und nutzen Sie Erneut senden. Bitten Sie den Kunden, auch im Spam-Ordner nachzusehen.
