Mit dem Briefversand lassen Sie ein gespeichertes Dokument direkt aus Jupiter ERP drucken und als Brief zustellen. Sie brauchen keinen eigenen Drucker und kein Kuvertieren: Im Versanddialog wählen Sie Laufzeit, Druck und Farbe, bestätigen den angezeigten Preis und übergeben den Brief an den Versanddienstleister.
Die Funktion steht in bezahlten Tarifen als On-Demand-Nutzung bereit (System → Abonnement). Zum Versenden brauchen Benutzer die Berechtigung Briefe versenden; zum Ansehen der Sendungen Briefversand anzeigen. Administratorinnen und Administratoren haben beide Rechte automatisch.
Welche Dokumente sich per Post versenden lassen
Briefversand steht über Senden/Drucken → Post in der Detailansicht für alle Dokumenttypen bereit:
- Angebote
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine
- Rechnungen
- Gutschriften
- Mahnungen
- Eigene Dokumente
Im Reiter Versand sehen Sie E-Mails und Briefsendungen desselben Dokuments in einer gemeinsamen Liste.
Voraussetzungen vor dem Versand
- Das Dokument darf kein Entwurf mehr sein. Speichern Sie es zuerst, damit ein PDF existiert.
- Empfänger brauchen eine vollständige Anschrift mit Land. Fehlt das Land, speichern Sie es am Kontakt und anschließend erneut am Dokument.
- Adresszeilen dürfen die Vorgaben des Versanddienstleisters nicht überschreiten: Name höchstens 45 Zeichen, Straße 40, Ort 25. Kürzen Sie den Empfänger am Dokument oder den Firmennamen unter System → Einstellungen → Unternehmen.
- Das Konto muss einen bezahlten Tarif haben, und die On-Demand-Abrechnung muss aktiviert sein. Andernfalls bleibt Post im Versanddialog deaktiviert.
Wichtiges darf nicht in den Sperrzonen des Briefes stehen (Rand je 5 mm sowie ein 15-mm-Quadrat unten links). Jupiter ERP deckt diese Zonen vor der Übergabe an den Dienstleister ab, damit Porto- und Maschinenmarkierungen Platz haben.
Brief absenden
- Öffnen Sie das gespeicherte Dokument und klicken Sie auf Senden/Drucken.
- Wählen Sie unter Versandoptionen Post. Fehlt die Berechtigung oder der Tarif, ist die Option ausgegraut.
- Wählen Sie Versandprodukt, Druck und Farbe. Der Preis wird nach jeder Änderung neu berechnet.
- Prüfen Sie den angezeigten Betrag und die Seitenzahl.
- Bestätigen Sie mit Preis bestätigen und senden.
Jupiter ERP übergibt die PDF an den Versanddienstleister. Die Sendung erscheint im Reiter Versand zunächst als Wird geprüft. Nach der Prüfung wird der Brief gedruckt und eingeliefert. Einschreiben erhalten eine Sendungsverfolgung, sobald der Dienstleister eine Tracking-Nummer liefert.
Download, Drucken und E-Mail bleiben parallel verfügbar. Details zum E-Mail-Versand stehen in Rechnung versenden.
Versandprodukt, Druck und Farbe
| Einstellung | Varianten | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| Versandprodukt | Standard, Schnell, Einschreiben, Premium | Standard für den normalen Geschäftsversand; Schnell oder Premium bei kürzerer Laufzeit; Einschreiben, wenn Sie einen Nachweis brauchen |
| Druck | Einseitig, Beidseitig | Beidseitig spart Blattzahl und oft Porto |
| Farbe | Farbe, Schwarz-Weiß | Schwarz-Weiß ist günstiger; Farbe, wenn Logo oder Layout Farbe brauchen |
Massensendung ist für Infopost gedacht, nicht für Rechnungen oder Mahnungen, und steht im Dialog nicht zur Auswahl.
Preis und Abrechnung
Der Preis hängt von Seitenzahl, Land, Versandprodukt, Druck und Farbe ab. Er wird vor dem Absenden angezeigt und erst nach Ihrer Bestätigung als On-Demand-Nutzung mit der nächsten Abrechnung berechnet, nicht als Inklusivkontingent im Tarif.
Ändert sich der Preis zwischen Angebot und Bestätigung (z. B. weil sich die PDF geändert hat), holen Sie ein neues Angebot ein und bestätigen Sie erneut.
Aufgelaufene Briefkosten sehen Sie unter System → Abonnement.
Status einer Sendung
Im Reiter Versand stehen Status, Optionen, Preis, Absender und ggf. Tracking-Nummer:
- Wird geprüft: Brief beim Dienstleister in der Prüfung, noch nicht eingeliefert.
- Übermittelt: Prüfung bestanden, Druck und Einlieferung laufen bzw. sind erfolgt.
- Fehlgeschlagen: Übergabe oder Prüfung abgelehnt; die Fehlermeldung erklärt den Grund.
- Storniert: Sendung nicht ausgeführt.
Zusätzlich kann der Dienstleister Zwischenstände wie Bereit zum Versand, Wird gedruckt, Versendet, Unzustellbar oder Zurückgesendet liefern.
Schlägt die Prüfung fehl, prüfen Sie Adressfenster, Sperrzonen und Anschrift, korrigieren Sie das Dokument und senden Sie erneut. Ein fehlgeschlagener Brief gilt nicht als zugestellt und wird nicht als erfolgreiche On-Demand-Nutzung abgerechnet, solange er nicht übermittelt wurde.
Tipp: Für Mahnungen und formelle Schreiben eignet sich oft Einschreiben. Für den Alltag reicht in der Regel Standard in Schwarz-Weiß und beidseitig.
Häufige Fragen
Ist Briefversand im Tarif enthalten?
Nein. Die Funktion ist in bezahlten Tarifen verfügbar und wird je Brief als On-Demand-Nutzung zum bestätigten Preis abgerechnet.
Warum ist Post im Versanddialog deaktiviert?
Häufigste Ursachen: kostenloser Tarif, On-Demand-Abrechnung nicht aktiviert, fehlende Berechtigung Briefe versenden oder die Plattform bietet Briefversand in dieser Umgebung nicht an.
Warum lässt sich der Preis nicht berechnen?
Es fehlt eine gespeicherte PDF, das Empfängerland am Dokument, oder die Anschrift ist unvollständig. Dokument speichern, Land am Kontakt hinterlegen und das Dokument erneut speichern.
Welche Adresse wird gedruckt?
Die Empfängeradresse aus dem Dokument (übernommen vom Kontakt). Zu lange Zeilen oder eine abgelehnte Anschrift muss der Dienstleister zurückweisen. Kürzen und erneut speichern.
Kann ich denselben Brief mehrfach senden?
Ja. Jeder Versand ist eine eigene Sendung mit eigenem Preis. Die Historie bleibt im Reiter Versand.
Wer darf Briefe versenden?
Benutzer mit der Berechtigung Briefe versenden. Die Rechte steuern Sie unter System → Benutzer. Ohne Briefversand anzeigen fehlt die Sendungshistorie im Reiter Versand.
