Mit einem Wartungsvertrag bilden Sie eine regelmäßig wiederkehrende Leistung ab, zum Beispiel eine monatliche Wartungspauschale oder eine jährliche Inspektion. Pro Abrechnungsperiode erzeugt Jupiter ERP aus dem Vertrag entweder eine Rechnung oder einen Auftrag, automatisch oder auf Knopfdruck.
Voraussetzungen
- Wartungsverträge sind in Ihrem Tarif enthalten (siehe Abonnement und Tarif verwalten).
- Zum Anlegen brauchen Sie die Berechtigung Erstellen im Bereich Serviceverträge (siehe Benutzer und Berechtigungen verwalten).
- Für den automatischen E-Mail-Versand sollten die E-Mail-Einstellungen eingerichtet sein (siehe E-Mail-Versand einrichten).
Vertrag anlegen
- Öffnen Sie Service → Wartungsverträge.
- Klicken Sie auf Wartungsvertrag hinzufügen. Der Dialog Wartungsvertrag anlegen öffnet sich.
- Wählen Sie den Kontakt. Die Anschrift wird übernommen und lässt sich bei Bedarf anpassen.
- Erfassen Sie die Vertragsdaten:
- Titel und Vertragsnummer (wird nach dem eingestellten Format vorbelegt)
- Status: Nur Verträge mit Status Aktiv werden abgerechnet.
- Datum erste Periode: Beginn der ersten Abrechnungsperiode
- End-Datum: letzter Tag der letzten Abrechnungsperiode. Leer lassen, wenn der Vertrag kein festes Ende hat.
- Intervall: unter Alle die Anzahl und unter Einheit Tage, Wochen, Monate oder Jahre, zum Beispiel alle 3 Monate
- Vertragstyp: Rechnung oder Auftrag. Beides gleichzeitig ist nicht möglich.
- Ordnen Sie bei Bedarf Ansprechpartner, Bearbeiter, Standard-Stundensatz, Projekt, Kostenstelle und Objekte zu.
- Legen Sie im Reiter Automatisierung fest, ob die Automatische Erstellung eingeschaltet ist. Beim Vertragstyp Rechnung wählen Sie zusätzlich:
- Rechnungsstellung: Entwurf erstellen oder Speichern und per E-Mail versenden
- Rechnungsdatum in der Periode: Erster Tag, Mitte der Periode oder Letzter Tag
- Im Reiter Voreinstellungen hinterlegen Sie Betreff, Kopf-Text, die Positionen und den Fuß-Text, die in jede erzeugte Rechnung oder jeden Auftrag übernommen werden. Hier stellen Sie auch Zahlungsbedingungen wie Zahlungsziel (Tage) und die Druckoptionen ein.
- Im Reiter E-Mail passen Sie die Vorlage für den automatischen Versand an. Mit Standard-E-Mail-Templates laden übernehmen Sie die Standardvorlagen.
- Speichern Sie.
So funktioniert die automatische Erstellung
- Jupiter ERP prüft stündlich alle Verträge mit Status Aktiv und eingeschalteter Automatische Erstellung.
- Ist eine Periode fällig, entsteht je nach Einstellung ein Rechnungsentwurf, eine sofort versendete Rechnung oder ein Auftrag.
- Rechnungsdatum in der Periode legt fest, auf welchen Tag der Periode die Rechnung datiert wird. Erstellt wird sie, sobald dieser Tag erreicht ist.
- In der Liste sehen Sie in den Spalten Nächste Erstellung und Nächster Zeitraum, wann die nächste Erstellung ansteht. In der Spalte für die Rechnungsautomatik steht An: Entwurf oder An: E-Mail.
- Über das Pfeilmenü neben Wartungsvertrag hinzufügen startet Vertragsverarbeitung ausführen die Prüfung sofort, statt auf den nächsten stündlichen Lauf zu warten. Die Verarbeitung läuft im Hintergrund.
Rechnung oder Auftrag manuell erzeugen
- Öffnen Sie den Vertrag in der Liste.
- Klicken Sie in der Übersicht auf Nächste Rechnung erstellen beziehungsweise Nächsten Auftrag erstellen.
- Der erzeugte Beleg öffnet sich. Prüfen Sie ihn und schließen Sie ihn wie gewohnt ab.
Die Detailansicht zeigt außerdem den Abschnitt Nächste Abrechnung & Automatisierung, die Reiter Auswertung und Dokumente sowie Kommentare.
Vertrag pausieren oder beenden
- Pausieren: Setzen Sie das End-Datum auf den letzten noch abzurechnenden Tag. Wenn es weitergehen soll, entfernen Sie das End-Datum wieder und tragen unter Datum erste Periode ein, ab wann weiter abgerechnet wird.
- Beenden: Setzen Sie das End-Datum oder den Status auf Inaktiv.
- Den Status mehrerer Verträge ändern Sie über die Mehrfachauswahl mit Status setzen.
Verträge finden
Die Filter helfen, Verträge zu finden, bei denen Sie nachsteuern müssen, zum Beispiel Nur überfällige Rechnungstermine, Rechnung erstellen bis (Zeitraum), Vertragstyp, Abrechnungseinheit oder End-Datum.
Typische Fehler und Lösungen
Es wird keine Rechnung erzeugt.
Prüfen Sie, ob der Status Aktiv ist, die Automatische Erstellung eingeschaltet ist und die Periode bereits fällig ist. Liegt das End-Datum in der Vergangenheit, wird nichts mehr erzeugt.
Automatisch versendete Rechnungen kommen nicht an.
Prüfen Sie die E-Mail-Adresse des Kontakts und die Vorlage im Reiter E-Mail.
Alle Verträge wurden auf Inaktiv gesetzt.
Das passiert, wenn Wartungsverträge nicht mehr in Ihrem Tarif enthalten sind. Prüfen Sie Ihr Abonnement.
