Unter Eigene Dokumente schreiben Sie freie Briefe an Ihre Kontakte, z. B. Anschreiben, Kündigungsbestätigungen, Vereinbarungen oder Abnahmeprotokolle. Sie nutzen dasselbe Briefpapier und dieselben Versandwege wie Rechnungen, haben aber keine Beträge.
Voraussetzungen
- Eigene Dokumente sind in Ihrem Tarif enthalten.
- Berechtigung Erstellen im Bereich Benutzerdefinierte Dokumente.
Brief schreiben
- Öffnen Sie Dokumente → Eigene Dokumente und klicken Sie auf Dokument hinzufügen.
- Wählen Sie den Kontakt. Die Anschrift wird übernommen und lässt sich über Anschrift bearbeiten anpassen.
- Prüfen Sie das Datum und tragen Sie den Betreff ein.
- Schreiben Sie den Text im Feld Inhalt. Über Textvorlage fügen Sie hinterlegte Bausteine ein. Mit Seitenumbruch in der Werkzeugleiste beginnen Sie im PDF eine neue Seite.
- Optional ordnen Sie das Dokument einem Projekt, Auftrag oder Wartungsvertrag zu. Es erscheint dann auch dort.
- Wählen Sie unter Druck Layout, Briefpapier und ob eine Unterschrift gedruckt wird.
- Prüfen Sie das Ergebnis mit Vorschau und klicken Sie auf Speichern.
Das Dokument erhält eine Nummer nach dem Format für Eigenes Dokument (Vorgabe D-{NR}), siehe Dokumenteinstellungen und Nummernformate.
Versenden oder unterschreiben lassen
- Über Senden/Drucken versenden Sie den Brief per E-Mail, laden ihn herunter, drucken ihn oder schicken ihn per Post (siehe Dokumente per Post versenden).
- Soll der Empfänger zustimmen, etwa bei einer Einwilligung oder Abnahme, nutzen Sie den Reiter Signatur (siehe Dokumente online unterschreiben lassen).
Wiederkehrende Schreiben vorbereiten
Legen Sie häufige Texte unter System → Einstellungen → Textvorlagen an. Wählen Sie dabei als Typ Dokument und als Dokumenttyp Brief. Mit Als Standard verwenden wird der Text bei jedem neuen eigenen Dokument automatisch eingesetzt.
Typische Probleme
Ich möchte aus dem Brief eine Rechnung machen.
Eigene Dokumente haben keine Positionen mit Preisen und lassen sich nicht weiterverarbeiten. Legen Sie dafür ein Angebot oder eine Rechnung an.
Das Briefpapier fehlt im PDF.
Prüfen Sie unter Druck, ob ein Briefpapier gewählt ist, und ob unter System → Einstellungen → Briefpapier eines hinterlegt ist.
