Rechnungsprogramm für Selbstständige und KMU

Unter Rechnungsprogramm verstehen die meisten eine Software, mit der Sie Ausgangsrechnungen schreiben, Kunden und Leistungen verwalten und die fertigen PDFs wiederfinden. Viele Tools ergänzen Angebote, Gutschriften und Mahnungen. Manche rutschen in die Buchhaltung: Eingangsbelege, Bankbewegungen, Auswertungen. Die Grenze ist fließend. Entscheidend ist, welche Arbeit Sie wirklich abdecken wollen und was Sie später dem Steuerberater schicken.

Für Solo-Selbstständige mit wenigen Rechnungen im Monat reicht oft ein schlankes Programm: Firmendaten, Kontakt, Positionen, Nummernkreis, Versand. Sobald Team, Lager, Service oder durchgängige Buchhaltung dazukommen, steigt der Nutzen einer Plattform, die dieselben Stammdaten in mehreren Modulen nutzt. Dann sprechen wir eher von ERP mit starkem Dokumentenmodul als von einem isolierten Rechnungsprogramm.

Jupiter ERP ist modular aufgebaut. Sie beginnen mit Dokumenten und schalten bei Bedarf Buchhaltung, Service oder Inventar frei. Die Idee: Sie zahlen und lernen nicht alles auf einmal, behalten aber einen gemeinsamen Datenkern. Neue Accounts starten mit 14 Tagen Testphase ohne Kreditkarte und ohne automatische Buchung. Danach bleibt der Free-Tarif bei 0 €, wenn Sie kein bezahltes Paket wählen.

Drei Themen bestimmen die Praxis: korrekte Rechnungsangaben nach dem Umsatzsteuergesetz, eine nachvollziehbare Ablage im Sinne der GoBD und seit 2025 die schrittweise E-Rechnung im B2B. Dazu kommt der Austausch mit der Steuerberatung. Ein Programm, das nur hübsch aussieht, aber Nummernkreise, Festschreibung oder Export ignoriert, kostet später Zeit.

§ 14 Abs. 4 UStG listet die Pflichtangaben einer regulären Rechnung. Kleinunternehmer nach § 19 UStG folgen der kürzeren Liste in § 34a UStDV. Die IHK fasst die Praxis kompakt zusammen. Software ersetzt keine Prüfung im Einzelfall und keine Steuerberatung. Sie kann Stammdaten, Nummernkreis und Steuersätze so führen, dass die Felder auf dem Beleg landen.

Für die E-Rechnung gilt: Ein PDF ohne strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn braucht ein strukturiertes Format nach EN 16931 oder ein damit interoperables Format. Jupiter ERP bettet ZUGFeRD 2.x (Profil EN 16931) ins PDF. Empfangene Dateien können Sie ohne Konto im öffentlichen E-Rechnung-Viewer lesen.

Ein reines Rechnungsprogramm ist die richtige Wahl, wenn Ihr Engpass die Rechnung selbst ist: korrekt, schnell, archiviert, per E-Mail verschickt. Wenn Sie parallel Angebote, Aufträge, Einsätze, Lagerbewegungen und Buchungen in getrennten Tools pflegen, entsteht Doppelarbeit. Dann hilft eine erweiterbare Plattform mehr als ein weiteres Einzelprodukt.

Die Tabelle unten ist eine Orientierung, kein Score. Viele Betriebe starten schlank und wachsen hinein. Jupiter ERP erlaubt genau das: Dokumente zuerst, Buchhaltung und weitere Module später. Ob Sie Free, Basic, Business oder Enterprise brauchen, hängt von Dokumentvolumen, Teamgröße und Exportbedarf ab.

Bevor Sie sich festlegen, prüfen Sie den Alltag, nicht die Feature-Liste. Schreiben Sie drei echte Rechnungen aus dem letzten Monat nach: gleiche Positionen, gleicher Kunde, gleicher Zahlungsweg. Wenn das in unter zehn Minuten klappt und die PDF-Vorschau stimmt, ist der Kern in Ordnung. Fehlt der Nummernkreis, die Bankzeile oder der Kleinunternehmer-Hinweis, merken Sie es hier.

Für den deutschen Markt lohnt eine kurze Checkliste. Nicht jedes Feld muss in jedem Tarif stecken. Wichtig ist, dass Sie wissen, ab welchem Paket Angebote, EÜR, DATEV oder Mahnungen kommen. Im Free-Tarif bleiben nach der Testphase typischerweise 5 Dokumente pro Monat, nur Rechnungen, 10 Kontakte, 1 Benutzer und 100 MB. Angebote starten ab Basic, EÜR und DATEV-Export ab Business, Mahnungen ab Enterprise.

Jupiter ERP deckt den Kern eines Rechnungsprogramms ab und bleibt erweiterbar. In der Einrichtung legen Sie Unternehmen, Versteuerungsart, Dokumente und Nummernkreis fest. Kontakte legen Sie einzeln an oder importieren sie per CSV. Positionen, Beträge und Fälligkeit erfassen Sie im Beleg. Vor dem Versand prüfen Sie die PDF-Vorschau.

Die E-Rechnung ist in der Einrichtung standardmäßig an. Das PDF enthält dann ZUGFeRD 2.x nach Profil EN 16931, auch im Free-Tarif. Empfangene strukturierte Dateien lesen Sie ohne Account im E-Rechnung-Viewer. Die Ablage als Kostenbeleg im Panel gibt es ab Business.

Ob Sie bei einem schlanken Rechnungsprogramm bleiben oder Module dazuschalten, ist eine Betriebsentscheidung. Dieser Text ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Regeln zu Pflichtangaben, GoBD und E-Rechnung können sich ändern; bei Unsicherheit Steuerberatung fragen.