Erste Rechnung schreiben, Schritt für Schritt

Eine Rechnung rechnet über eine Lieferung oder sonstige Leistung ab (§ 14 Abs. 1 UStG). Für die reguläre Rechnung listet § 14 Abs. 4 UStG die Pflichtangaben: Namen und Anschriften von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt soweit nötig, Entgelt und Steuerausweis oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG nutzen die kürzere Liste in § 34a UStDV. Statt Steuersatz und Steuerbetrag stehen das Entgelt in einer Summe und der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Eine fortlaufende Nummer und der Leistungszeitpunkt stehen in dieser Mindestliste nicht. In der Praxis führen Sie trotzdem einen Nummernkreis, weil er Ordnung und GoBD-Nachvollziehbarkeit erleichtert.

Eine Bankverbindung verlangt weder § 14 noch § 34a. Sie ist üblich, damit der Kunde überweisen kann. Ob die Kleinunternehmerregelung zu Ihnen passt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Dieser Text ersetzt keine Einzelfallprüfung.

Neue Accounts starten mit 14 Tagen Testphase: voller Funktionsumfang, keine Kreditkarte, keine automatische Buchung. Danach bleiben Sie im Free-Tarif, wenn Sie kein bezahltes Paket wählen.

In den ersten Schritten hinterlegen Sie Unternehmen, Versteuerungsart, Dokumente und Nummernkreis. Als Kleinunternehmer wählen Sie dort § 19 UStG. Ab dann starten neue Positionen mit 0 % Umsatzsteuer, und der Hinweis auf die Steuerbefreiung erscheint auf der Rechnung.

Legen Sie den Kunden als Kontakt an oder importieren Sie Kontakte aus einer CSV-Datei. Erfassen Sie Position, Betrag und Fälligkeit. Prüfen Sie die PDF-Vorschau, bevor Sie senden. Die E-Rechnung ist in der Einrichtung standardmäßig an. Das PDF enthält dann ZUGFeRD 2.x nach Profil EN 16931.

Nach den 14 Tagen bleiben Sie bei 0 € im Free-Tarif, sofern Sie nicht selbst ein bezahltes Paket buchen. Free umfasst typischerweise 5 Dokumente pro Monat, nur Rechnungen, 10 Kontakte, 1 Benutzer und 100 MB Speicher. Angebote gibt es ab Basic. EÜR und DATEV-Export starten ab Business. Mahnungen ab Enterprise.

Für Gründer mit wenigen Rechnungen reicht Free oft aus, um den Start zu schaffen. Steigt das Volumen oder brauchen Sie Angebote, wechseln Sie gezielt. Die Testphase zeigt den vollen Umfang, damit Sie den Sprung nicht im Blindflug planen.

Ein PDF ohne strukturierte Daten ist seit dem 1. Januar 2025 eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG. Die E-Rechnung braucht ein strukturiertes elektronisches Format, das elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm entspricht oder mit ihr interoperabel vereinbart ist.

ZUGFeRD verbindet beides: Menschen lesen das PDF, Maschinen das eingebettete XML. Jupiter ERP erzeugt ZUGFeRD 2.x mit Profil EN 16931 aus Ihren Belegdaten. Das gilt auch im Free-Tarif, wenn die E-Rechnung am Beleg aktiv ist.

Empfangen müssen inländische Unternehmen strukturierte Rechnungen seit 2025 können. Zum Lesen empfangener Dateien reicht oft der öffentliche E-Rechnung-Viewer ohne Konto. Die Ablage als Kostenbeleg im Panel gehört zu höheren Tarifen. Fristen für die eigene Ausstellung sind gestaffelt; Details stehen im Artikel zur E-Rechnungspflicht für Gründer.

Stellen Sie die Versteuerungsart korrekt ein, bevor die erste Position landet. Sonst erscheinen Steuersatz und Steuerbetrag, obwohl Sie nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen. Der Hinweis auf die Steuerbefreiung gehört auf den Beleg. Vorsteuer aus Eingangsrechnungen ziehen Kleinunternehmer nicht ab.

§ 34a UStDV erlaubt für diese Umsätze weiterhin die sonstige Rechnung, also auch Papier oder ein PDF ohne strukturierte Daten, auch nach dem Auslaufen der allgemeinen Übergangsfristen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen trotzdem. Ein Auftraggeber kann eine strukturierte Rechnung verlangen, auch wenn das Gesetz sie für Sie noch nicht erzwingt.

Nutzen Sie die Checkliste unten als Orientierung vor dem Versand. Sie ersetzt keine Prüfung durch Ihre Steuerberatung und keine juristische Einzelfallberatung.