E-Rechnungspflicht für Gründer

Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel vereinbart sein. Ein PDF ohne diese Daten ist eine sonstige Rechnung.

ZUGFeRD bettet die strukturierten Daten ins PDF. Menschen lesen das Dokument wie gewohnt, Maschinen das XML. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne PDF-Hülle. Jupiter ERP erzeugt ZUGFeRD 2.x mit Profil EN 16931 im PDF, stellt XRechnung 3.0 für Behörden als Download bereit und liest eingehende XRechnung-Dateien als Kostenbeleg.

Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Rechnungen an Endverbraucher fallen nach dem BMF-FAQ nicht darunter. Details und Ausnahmen können sich ändern. Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung und keine juristische Einzelfallprüfung.

Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Inländische Unternehmen müssen eine E-Rechnung empfangen können, auch als Kleinunternehmer. Das BMF-FAQ nennt als ausreichenden Weg bereits ein E-Mail-Postfach. Ausnahmen für den Empfang sieht das FAQ nicht vor.

Empfangen heißt nicht automatisch: im ERP buchen. Viele Gründer speichern die Datei zunächst und geben sie an die Steuerberatung weiter. Zum Lesen empfangener Dateien können Sie den öffentlichen E-Rechnung-Viewer von Jupiter ERP ohne Konto nutzen. Die Ablage als Kostenbeleg im Panel gibt es ab Business.

Wenn ein Lieferant ZUGFeRD oder XRechnung schickt, öffnen Sie die Datei, prüfen Betrag und Steuer und archivieren sie nach Ihren GoBD-Prozessen. Software allein ersetzt keine Organisation.

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller für bis dahin ausgeführte Umsätze noch eine sonstige Rechnung stellen (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG). Papier geht ohne Zustimmung. Ein anderes elektronisches Format, etwa ein PDF ohne strukturierte Daten, nur mit Zustimmung des Empfängers.

Bis zum 31. Dezember 2027 gilt das weiter, wenn der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Liegt er darüber, trifft die Ausstellungspflicht ab 2027. Ab 2028 endet diese Übergangsfrist für die übrigen Aussteller. Ein EDI-Verfahren, das selbst keine E-Rechnung ist, darf noch bis Ende 2027 laufen.

Viele Gründer liegen unter der Umsatzschwelle und haben damit länger Spielraum. Trotzdem verlangen Auftraggeber oft schon jetzt eine strukturierte Rechnung. Technisch vorbereitet zu sein, spart Diskussionen. Die Tabelle fasst die Stufen zusammen.

Eine Rechnung über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze darf nach § 34a Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, auch nach 2028. Empfangen müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen trotzdem. Wechselt jemand zur Regelbesteuerung, gilt die Ausstellungspflicht ab dann unter den übrigen Voraussetzungen.

Ein Auftraggeber kann eine strukturierte Rechnung auch dann verlangen, wenn das Gesetz sie noch nicht erzwingt. Ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen sollten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Dieser Text ist keine Empfehlung für oder gegen § 19 UStG.

In Jupiter ERP stellen Sie die Versteuerungsart in den ersten Schritten oder in den Buchhaltungseinstellungen ein. Neue Positionen starten dann mit 0 % Umsatzsteuer, und der Hinweis auf die Steuerbefreiung erscheint auf der Rechnung. Die Pflichtangaben folgen der kürzeren Liste in § 34a UStDV.

An der Ausgangsrechnung ist die E-Rechnung in der Einrichtung standardmäßig an. Das PDF enthält dann ZUGFeRD 2.x nach Profil EN 16931, auch im Free-Tarif. Neue Accounts starten mit 14 Tagen Testphase ohne Kreditkarte. Danach bleibt Free bei 0 €, wenn Sie kein bezahltes Paket wählen.

Empfangene Dateien können Sie ohne Konto im E-Rechnung-Viewer lesen. Die Ablage als Kostenbeleg im Panel gibt es ab Business. Stammdaten und Nummernkreis füllen die Felder; Pflichtangaben auf dem Beleg bleiben Ihre Verantwortung.

Für Gründer reicht oft: ZUGFeRD ausgehend, E-Mail-Postfach und Viewer für den Empfang, Steuerberatung für den Rest. Wächst das Volumen, kommen Buchhaltung, DATEV-Export und Auswertungen dazu. Regeln zu Fristen und Ausnahmen können sich ändern; bei Unsicherheit Steuerberatung fragen.