Pflichtangaben auf Rechnungen (§14 UStG)

Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG die dort genannten Angaben enthalten. Sonderfälle wie der Aufbewahrungshinweis nach § 14b UStG oder das Wort Gutschrift, wenn der Empfänger die Rechnung ausstellt, kommen nur in den dort genannten Fällen dazu. Die IHK fasst die Praxis für Unternehmen zusammen. Gesetzestext und Behördenhinweise können sich ändern.

Kern der Liste: vollständiger Name und vollständige Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, Leistungszeitpunkt soweit nötig, Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, Steuersatz und Steuerbetrag oder bei Steuerbefreiung der Hinweis darauf.

Der Leistungszeitpunkt ist anzugeben, wenn er nicht dem Ausstellungsdatum entspricht. Der Kalendermonat reicht (§ 31 Abs. 4 UStDV). Vereinbarte Minderungen, die noch nicht im Entgelt stecken, gehören ebenfalls auf den Beleg. Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen und weitere Sonderfälle klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Dieser Artikel ersetzt das nicht.

Für Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, verlangt § 34a UStDV mindestens: Namen und Anschriften, Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe und den Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.

Eine fortlaufende Nummer und der Leistungszeitpunkt stehen in dieser Mindestliste nicht. Vorsteuer aus Eingangsrechnungen ziehen Kleinunternehmer nicht ab. In Jupiter ERP führen Sie trotzdem einen Nummernkreis, weil er die Ablage und die Nachvollziehbarkeit erleichtert. Ob die Kleinunternehmerregelung für Sie passt, ist eine Frage an Ihre Steuerberatung.

Das Beispiel unten ist fiktiv und keine Vorlage zum Herunterladen. Die Rechnungsnummer ergänzt den Nummernkreis in Jupiter ERP. § 34a UStDV verlangt sie nicht. Regeln können sich ändern; bei Unsicherheit Steuerberatung fragen.

Die Tabelle hilft beim schnellen Vergleich. Sie ersetzt weder den Gesetzestext noch die Beratung im Einzelfall. Sonderfälle wie Gutschrift, Anzahlung oder Reverse Charge fehlen bewusst.

Firma, Bank und Steuernummer kommen aus den Stammdaten. Die Rechnungsnummer kommt aus dem Nummernkreis. Der Steuersatz kommt aus der Position bzw. aus der Versteuerungsart. Vor dem Versand gibt es eine PDF-Vorschau. Den Inhalt und die Pflichtangaben prüfen Sie selbst.

Neue Accounts starten mit 14 Tagen Testphase ohne Kreditkarte. Danach bleibt der Free-Tarif bei 0 €, wenn Sie kein bezahltes Paket wählen: typischerweise 5 Rechnungen pro Monat, 10 Kontakte, 1 Benutzer, 100 MB. Die E-Rechnung bettet ZUGFeRD 2.x (Profil EN 16931) ins PDF. Empfangene Dateien lesen Sie ohne Konto im E-Rechnung-Viewer.

Pflichtangaben und E-Rechnung hängen zusammen, sind aber nicht dasselbe. Die gesetzlichen Felder müssen auch auf einer sonstigen Rechnung stimmen. Die strukturierten Daten im ZUGFeRD-XML spiegeln die Belegdaten. Stimmen Stammdaten oder Positionen nicht, stimmen PDF und XML ebenfalls nicht.

Nutzen Sie die Liste als letzten Blick auf die PDF-Vorschau. Sie deckt den üblichen Fall ab, nicht jeden Sonderfall. Bei Unsicherheit: Steuerberatung fragen, nicht den Versand erzwingen.