E-Rechnung und ZUGFeRD in Jupiter ERP

Nach dem Umsatzsteuergesetz ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder damit interoperabel vereinbart sein. Ein PDF ohne diese strukturierten Daten ist in der Regel eine sonstige Rechnung, auch wenn es digital versendet wird.

Strukturiert heißt: Beträge, Steuersätze, Parteien und Referenzen stehen in einem XML-Datensatz, den Systeme auslesen können. Menschen lesen weiter das PDF. Hybride Formate wie ZUGFeRD verbinden beides: sichtbares PDF plus eingebettetes XML. Reine XML-Formate wie XRechnung sind für manche Empfänger (oft öffentlicher Sektor) üblich. Jupiter ERP stellt ausgehend ZUGFeRD 2.x mit Profil EN 16931 im PDF bereit, lädt für Behörden XRechnung 3.0 herunter und liest eingehende XRechnung-Dateien als Kostenbeleg.

Ob Ihre konkreten Umsätze unter Empfangs- oder Ausstellungspflichten fallen, hängt von Beteiligten, Zeitraum und etwaigen Übergangsregeln ab. Dieser Artikel ist eine technische und organisatorische Orientierung, keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.

Praktisch hilft eine kurze Inventur: Welche Kunden verlangen schon strukturierte Rechnungen? Welche Lieferanten senden ZUGFeRD oder XRechnung? Wer liest eingehende Dateien in Ihrem Team? Ohne klare Zuständigkeit landen E-Mails mit Anhängen im Postfach und werden nicht archiviert.

ZUGFeRD ist ein vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) spezifiziertes Hybridformat: ein PDF/A mit eingebettetem XML. Version 2.x unterstützt Profile, die zur europäischen Norm EN 16931 passen. Das Profil EN 16931 zielt auf die Datenfelder, die für die maschinelle Verarbeitung einer Rechnung nach der Norm vorgesehen sind.

Für Absender bedeutet das: Sie pflegen den Beleg wie gewohnt. Die Software mappt Stammdaten, Positionen und Steuern auf das XML. Empfänger können das PDF öffnen und zugleich die XML-Daten in ihre Systeme übernehmen, sofern ihre Software ZUGFeRD liest.

Fehlerquellen sitzen oft in den Stammdaten: unvollständige Adressen, fehlende Steuernummer, abweichende IBANs oder Positionstexte ohne klare Leistungsbeschreibung. Das XML erbt, was im Beleg steht. Vor dem ersten Massenversand lohnt eine Testrechnung an einen internen Empfänger oder den E-Rechnung-Viewer.

Seit 2025 müssen inländische Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang nennt das BMF-FAQ unter anderem ein E-Mail-Postfach als ausreichenden Einstieg. Die Ausstellung folgt gestaffelten Übergangsregeln: bis Ende 2026 dürfen Aussteller unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch sonstige Rechnungen nutzen; danach greifen weitere Stufen bis 2027 und 2028, abhängig unter anderem vom Umsatz. Details und aktuelle Schwellen stehen im BMF-FAQ und in den Gesetzesvorschriften.

Kleinunternehmer und bestimmte Umsätze können Sonderregeln haben, etwa zur sonstigen Rechnung. Privatkunden-Umsätze fallen nach dem BMF-FAQ typischerweise nicht unter die B2B-Ausstellungspflicht. Weil sich Schreiben und FAQ ändern können, prüfen Sie den Stand vor Prozessentscheidungen und sprechen Sie Ihre Steuerberatung an.

Technik allein erfüllt keine Frist. Sie brauchen einen Workflow: korrekte Stammdaten, aktivierte E-Rechnung wo nötig, Archivierung und die Fähigkeit, empfangene Dateien zu lesen oder weiterzugeben.

Planen Sie Puffer vor dem Datum, an dem Sie selbst ausstellen müssen. Nummernkreise, Briefpapier und E-Mail-Vorlagen lassen sich parallel vorbereiten. Wer erst in der letzten Woche umstellt, riskiert fehlerhafte XML-Daten und Rückfragen von Empfängern.

An Rechnung und Gutschrift aktivieren Sie die E-Rechnung per Schalter. Optional hinterlegen Sie sie als Standard in den Dokumenteinstellungen. Beim PDF-Export bettet Jupiter ERP XML nach ZUGFeRD 2.x, Profil EN 16931, ein. Stammdaten, Positionen und Steuern kommen aus dem Beleg. Auf Rechnungen fließt die Verkäufer-IBAN als Zahlungsmittel ins XML; das sichtbare PDF kann zusätzlich einen GiroCode für die Überweisung zeigen.

Versand läuft per E-Mail aus dem Panel, mit Textvorlagen und Eintrag im Aktivitätsprotokoll. Empfangene E-Rechnungen können Sie ohne Konto im öffentlichen E-Rechnung-Viewer lesen. Die Ablage als Kostenbeleg im Panel ist an Pakete gebunden (ab Business). Inhalt und Pflichtangaben bleiben Ihre Verantwortung; Reverse Charge und Sonderfälle klären Sie mit der Steuerberatung.

E-Rechnung gehört zum Rechnungswesen und ist auch im Free-Tarif für die Ausstellung als ZUGFeRD-PDF vorgesehen. Paketgrenzen für verwandte Funktionen (z. B. Kostenbelege, DATEV) stehen auf der Preisseite.

Für den typischen B2B-Alltag mit lesbarem PDF und strukturierten Daten ist der integrierte Schalter der vorgesehene Weg.