XRechnung: Format, Unterschied zu ZUGFeRD, Jupiter ERP

XRechnung ist eine nationale Spezifikation für strukturierte Rechnungsdaten, die auf der europäischen Norm EN 16931 aufbaut. In der Praxis erhalten Sie oft eine XML-Datei, die Einkaufssysteme und Rechnungseingangsportale direkt verarbeiten. Menschen lesen die Rechnung dann in einer Oberfläche des Empfängers, nicht als klassisches PDF im Anhang.

Das unterscheidet XRechnung von hybriden Formaten wie ZUGFeRD: Dort liegt das XML im PDF. Beide können EN-16931-konform sein, wenn das richtige Profil genutzt wird. Für das Umsatzsteuergesetz zählt die strukturierte Verarbeitbarkeit, nicht der Dateiname.

XRechnung ist kein Ersatz für Pflichtangaben nach § 14 UStG oder § 34a UStDV. Fehlende Steuernummern oder falsche Beträge bleiben ungültig, auch im XML. Das BMF-FAQ und Ihre Steuerberatung klären Pflichten zu Empfang und Ausstellung. Dieser Text beschreibt das Format und Jupiter ERP, nicht Ihren Einzelfall.

ZUGFeRD adressiert Teams, die ein PDF an Menschen und XML an Maschinen in einer Datei senden wollen. XRechnung adressiert Prozesse, in denen nur die strukturierte Datei zählt, etwa bei öffentlichen Vergaben oder Peppol.

Viele private B2B-Partner arbeiten mit ZUGFeRD, weil PDF und strukturierte Daten in einer Datei liegen. Jupiter ERP stellt dafür ZUGFeRD 2.x im PDF bereit. Für Behörden laden Sie XRechnung 3.0 herunter.

Beim Empfang als Kunde eines Lieferanten ist XRechnung alltäglicher geworden. Sie müssen die Datei öffnen, prüfen und archivieren können, unabhängig davon, welches Format Sie selbst ausstellen.

Bund, Länder und Kommunen nutzen zentrale Rechnungseingangsplattformen. Diese erwarten häufig XRechnung oder kompatible CIUS-Profile. Die Ausschreibung oder der Vertrag nennt das Format. Abweichungen ohne Absprache führen zu Ablehnungen.

Auch Subunternehmer im öffentlichen Bau oder IT-Lieferketten sehen solche Pflichten. Privatwirtschaftliche Kunden verlangen eher ZUGFeRD oder noch PDF in der Übergangszeit. Lesen Sie die Einkaufsbedingungen vor dem Versand.

Peppol transportiert strukturierte Rechnungen zwischen Teilnehmern. Die XRechnung 3.0 aus Jupiter ERP laden Sie herunter und reichen sie im Portal des Auftraggebers ein.

Für Behörden laden Sie an der Rechnung oder Gutschrift XRechnung 3.0 (CII, EN 16931) herunter. Die Leitweg-ID hinterlegen Sie am Kontakt. Sie wird auf den Beleg übernommen. Die XRechnung verwendet den Wert auf der Rechnung oder Gutschrift.

Für den üblichen B2B-Verkehr erzeugt Jupiter ERP ZUGFeRD 2.x mit Profil EN 16931, eingebettet in Rechnungs- und Gutschrift-PDFs. Das ist auch im Free-Tarif für die Ausstellung vorgesehen.

Eingehend können Sie XRechnung-Dateien im öffentlichen E-Rechnung-Viewer ohne Konto lesen und die Felder prüfen. Die Ablage als Kostenbeleg im Panel mit Buchungszuordnung ist ab Business verfügbar.

So bleibt der typische B2B-Alltag mit lesbarem PDF und strukturierten Daten im selben Workflow. Empfangspflicht seit 2025 betrifft auch XRechnung von Lieferanten. Ausstellungspflichten folgen den gestaffelten Regeln bis 2026, 2027 und 2028. Aktuelle Schwellen stehen im BMF-FAQ.

Legen Sie fest, wer eingehende strukturierte Rechnungen prüft: Betrag, Steuer, Leistungszeitraum, Bestellreferenz. Speichern Sie die Originaldatei für die Aufbewahrung. Der Viewer hilft beim ersten Lesen; die Freigabe bleibt bei Ihrer Buchhaltung.

Im Panel erfassen Sie den Beleg und ordnen Konten oder Projekte zu. GoBD-Themen wie Unveränderbarkeit nach Buchung bleiben in Ihrer Verantwortung. DATEV-Export und erweiterte Auswertungen sind paketabhängig.

Sie stellen ZUGFeRD im PDF und XRechnung 3.0 als Download aus und erhalten zugleich XRechnung von Lieferanten. Jupiter ERP liest eingehende ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien. So bleibt Ausstellung und Empfang im selben System, auch wenn die Dateiformate der Partner unterschiedlich sind.

Legen Sie kurze Regeln für den Posteingang fest: Wer öffnet die Datei zuerst, wer bucht, wer archiviert. Ein fester Ablauf vermeidet, dass strukturierte Anhänge in allgemeinen Ordnern verschwinden. Der öffentliche Viewer eignet sich für eine schnelle Sichtprüfung, bevor Sie den Beleg im Panel ablegen.

Bei Unsicherheit, ob eine empfangene Datei gültig ist, leiten Sie sie an die Steuerberatung weiter. Dieser Artikel ersetzt keine Prüfung der Pflichtangaben im Einzelfall.