E-Rechnung Software: Formate, Fristen, Jupiter ERP

Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine elektronische Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Es muss EN 16931 entsprechen oder interoperabel vereinbart sein. Ein PDF ohne diese Daten bleibt eine sonstige Rechnung, auch wenn Sie es per E-Mail versenden.

Empfang und Ausstellung laufen getrennt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das BMF-FAQ nennt dafür unter anderem ein E-Mail-Postfach als ausreichenden Einstieg. Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsregeln: Bis Ende 2026 dürfen Aussteller unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch sonstige Rechnungen stellen. Bis Ende 2027 gilt das weiter, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat. Ab 2028 endet die Übergangsfrist für die übrigen Aussteller. Kleinunternehmer haben Sonderregeln zur sonstigen Rechnung nach § 34a UStDV, müssen aber empfangen.

E-Rechnung Software unterstützt Sie dabei, die richtigen Formate zu erzeugen, zu lesen und zu archivieren. Welche Pflicht in Ihrem Fall greift, hängt von Beteiligten, Umsätzen und Datum ab. Prüfen Sie den aktuellen Stand im BMF-FAQ und mit Ihrer Steuerberatung. Dieser Text ist Orientierung, keine Einzelfallberatung.

Rechnungen an Endverbraucher fallen nach dem BMF-FAQ typischerweise nicht unter die B2B-Ausstellungspflicht. Trotzdem können Auftraggeber schon heute eine strukturierte Rechnung verlangen. Technisch vorbereitet zu sein, vermeidet Diskussionen mit Einkauf und Buchhaltung.

Beide Formate zielen auf strukturierte Rechnungsdaten nach EN 16931. Der Unterschied liegt in der Hülle: ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. XRechnung ist in der Praxis oft eine reine XML-Datei ohne PDF, besonders bei öffentlichen Auftraggebern und Peppol-Anbindungen.

Für viele B2B-Partner ist ZUGFeRD der Alltag, weil Menschen das PDF öffnen und Systeme das XML auslesen. Jupiter ERP stellt ausgehend ZUGFeRD 2.x mit Profil EN 16931 im PDF bereit. Für Behörden laden Sie XRechnung 3.0 herunter.

Beim Empfang spielt die Hülle weniger Rolle: Entscheidend ist, ob Ihre Software die Datei lesen und als Beleg ablegen kann. Jupiter ERP liest eingehende ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien. Fehler entstehen oft durch veraltete Profile oder fehlende Pflichtfelder im XML, nicht durch das Dateiformat allein.

An Rechnung und Gutschrift aktivieren Sie die E-Rechnung per Schalter oder als Standard in den Dokumenteinstellungen. Beim PDF-Export bettet Jupiter ERP XML nach ZUGFeRD 2.x mit Profil EN 16931 ein. Stammdaten, Positionen, Steuern und Zahlungsmittel kommen aus dem Beleg. Die Verkäufer-IBAN fließt ins XML; das sichtbare PDF kann zusätzlich einen GiroCode zeigen.

Der Versand läuft per E-Mail aus dem Panel, mit Textvorlagen und Eintrag im Aktivitätsprotokoll. Die Ausstellung als ZUGFeRD-PDF ist auch im Free-Tarif vorgesehen. Neue Konten starten mit 14 Tagen Testphase ohne Kreditkarte. Danach bleibt Free bei 0 €, wenn Sie kein bezahltes Paket wählen.

Stammdaten, Positionen und die PDF-Vorschau füllen den Beleg. Inhalt und Pflichtangaben bleiben Ihre Verantwortung; Reverse Charge, innergemeinschaftliche Umsätze und Sonderfälle klären Sie mit der Steuerberatung. Testen Sie vor dem ersten Massenversand eine Rechnung an einen internen Empfänger oder den öffentlichen E-Rechnung-Viewer.

Pflichtangaben auf der Rechnung folgen § 14 UStG bzw. § 34a UStDV. Die IHK-Übersicht hilft beim Abgleich der sichtbaren Felder. Das XML erbt, was im Beleg steht. Unvollständige Adressen oder fehlende Steuernummern führen zu Rückfragen beim Empfänger.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber laden Sie in Jupiter ERP eine XRechnung 3.0 (CII, EN 16931) herunter. Das gilt für Rechnungen und Gutschriften.

Die Leitweg-ID tragen Sie am Kontakt ein. Beim Auswählen des Kontakts übernimmt Jupiter ERP sie auf den Beleg, zusammen mit den übrigen Kontaktdaten. Im Adressblock der Rechnung können Sie den Wert noch ändern. Die XRechnung verwendet die Leitweg-ID, die auf dem Beleg steht.

In der Vorschau öffnen Sie den Reiter XRechnung oder wählen im Versanddialog XRechnung herunterladen. Die Datei reichen Sie im Portal des Auftraggebers ein. Das PDF bleibt die ZUGFeRD-Rechnung.

Empfangen heißt: Sie können strukturierte Dateien annehmen und archivieren. Das BMF-FAQ hält ein E-Mail-Postfach für ausreichend. Ob Sie jede Rechnung sofort im ERP buchen, ist eine organisatorische Entscheidung. Viele Teams speichern die Datei und geben sie an die Steuerberatung weiter.

Zum Lesen empfangener ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien können Sie den öffentlichen E-Rechnung-Viewer von Jupiter ERP ohne Konto nutzen. Dort sehen Sie die strukturierten Felder neben dem PDF, sofern vorhanden. Die Ablage als Kostenbeleg im Panel mit Zuordnung zu Konten und Projekten ist an Pakete gebunden (ab Business).

Sie laden oder erfassen den Beleg im Panel bewusst. GoBD-konforme Archivierung und Aufbewahrungsfristen bleiben Ihre Verantwortung; Jupiter ERP unterstützt Ablage und Nachvollziehbarkeit im Mandanten.

Wenn Lieferanten noch PDFs ohne Struktur senden, dürfen Sie diese in der Übergangszeit unter Umständen annehmen. Strukturierte Rechnungen von anderen Unternehmern werden häufiger. Ein klarer Ordner oder ein festes Postfach reduziert Suchaufwand.

Für den typischen B2B-Fall mit lesbarem Beleg und strukturierten Daten stellt Jupiter ERP ZUGFeRD 2.x mit Profil EN 16931 im PDF bereit. Menschen öffnen das Dokument wie gewohnt, Systeme lesen das eingebettete XML.

So bleiben Nummernkreis, Stammdaten und Versand im selben Workflow. Sie aktivieren die E-Rechnung am Beleg oder als Mandanten-Standard und versenden per E-Mail aus dem Panel.

Für Behörden stellt Jupiter ERP XRechnung 3.0 als Download bereit. Leitweg-ID, Download und Einordnung neben ZUGFeRD stehen im Ratgeber zur XRechnung.

Mindestens seit 2025 brauchen inländische Unternehmen einen Empfangsweg und die Fähigkeit, Dateien lesbar zu archivieren. Für die Ausstellung kommt es auf Ihre Frist und Ihre Kunden hinzu. Wer B2B-Rechnungen mit PDF und strukturierten Daten versendet, sucht Software mit ZUGFeRD-Export und korrekten Stammdaten.

Jupiter ERP bündelt Rechnungsstellung, ZUGFeRD-Ausgabe, XRechnung 3.0 für Behörden, E-Mail-Versand, Viewer für empfangene Dateien und ab Business die Kostenbelegablage. DATEV-Export und erweiterte Buchhaltung sind Paketfragen auf der Preisseite. Wachsende Teams wollen Kontakte, Projekte und Belege an einem Ort.

Vergleichen Sie nicht nur Feature-Listen. Fragen Sie: Kann ich eine Testrechnung im Zielformat erzeugen? Versteht mein Steuerberater den Export? Kann mein wichtigster Kunde das Format lesen? Werden Fristen im BMF-FAQ nachgelesen, bevor Prozesse festgezurrt werden?

Starten Sie mit einem schlanken Prozess: Schalter E-Rechnung an, eine Test-PDF prüfen, Empfangspostfach benennen, Viewer für erste Lieferantenrechnungen. Erweitern Sie Buchhaltung und Belegworkflow, wenn das Volumen steigt.