Eine gepflegte Kontaktliste spart Zeit beim Erstellen von Dokumenten und macht Auswertungen aussagekräftig. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Kontakte finden, ihre Historie einsehen, archivieren und exportieren.
Kontakte finden
- Öffnen Sie Stammdaten → Kontakte.
- Geben Sie im Suchfeld Kontakte suchen ... einen Namen, eine Nummer oder einen Teil davon ein. Mit
*suchen Sie mit Platzhaltern. - Grenzen Sie über die Filter ein: Art (Firma oder Person), Status (Aktiv oder Archiviert), Gruppe, Übergeordneter Kontakt sowie Erstellt und Bearbeitet.
Alles zu einem Kontakt
Klicken Sie auf einen Kontakt. Links sehen Sie die Bereiche der Detailansicht:
- Daten: Stammdaten, Bankverbindung und Steuerinformationen mit USt-IdNr. prüfen.
- Auswertungen: Umsatz, offene Posten und Kennzahlen dieses Kontakts.
- Angebote, Rechnungen, Briefe / Dokumente und die weiteren Dokumentarten sowie Belege: alle Vorgänge mit diesem Kontakt. Die Zahl neben dem Bereich zeigt die Anzahl.
- Projekte, Aufträge, Wartungsverträge, Objekte, Termine, Zeiterfassung und Kontaktportale, sofern die Module in Ihrem Tarif enthalten sind.
- Kommentare und Historie.
Vorgänge direkt aus dem Kontakt anlegen
Öffnen Sie im Kontakt den passenden Bereich, zum Beispiel Rechnungen, und klicken Sie auf Hinzufügen. Das neue Dokument ist bereits mit diesem Kontakt verknüpft. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn Sie die Berechtigung Erstellen für diese Dokumentart haben.
Kontakt bearbeiten
Öffnen Sie den Kontakt, klicken Sie im Menü oben rechts auf Bearbeiten, ändern Sie die Angaben im Dialog Kontakt bearbeiten und speichern Sie. Änderungen gelten für neue Dokumente. Bereits gespeicherte Dokumente behalten die damalige Anschrift.
Kontakte archivieren
Kontakte werden nicht endgültig gelöscht, sondern archiviert. So bleiben Dokumente und Belege nachvollziehbar.
- Markieren Sie in der Liste einen oder mehrere Kontakte.
- Wählen Sie Archivieren und bestätigen Sie. Einen einzelnen Kontakt archivieren Sie auch über das Menü in seiner Detailansicht.
Archivierte Kontakte finden Sie über den Filter Status → Archiviert.
Kontakte exportieren
- Markieren Sie die gewünschten Kontakte in der Liste.
- Wählen Sie Export und bestätigen Sie Export starten.
- Der Download startet automatisch, sobald der Export fertig ist.
Die Exportdatei können Sie bearbeiten und über Import wieder einlesen, um viele Kontakte auf einmal zu aktualisieren (siehe Kontakt anlegen).
Tipp: Suchen Sie vor dem Anlegen kurz nach dem Namen. Doppelte Kontakte verteilen Umsätze und offene Posten auf zwei Datensätze.
Typische Probleme
Ein Kontakt erscheint nicht mehr in der Auswahl.
Er ist archiviert. Prüfen Sie die Liste mit dem Filter Status → Archiviert.
„Kein Zugriff auf Kontakte“.
Ihrer Rolle fehlt das Leserecht im Bereich Kontakte. Wenden Sie sich an einen Admin.
