Wo richte ich wiederkehrende Rechnungen ein?

Unter Service, Wartungsverträge. Der Vertragstyp Rechnung erzeugt die wiederkehrende Rechnung. Der Vertragstyp Auftrag erzeugt stattdessen einen Wartungsauftrag. Beides gleichzeitig geht an einem Vertrag nicht.

Geht die Rechnung automatisch raus?

Sie wählen Entwurf erstellen oder Speichern und per E-Mail versenden. Die E-Mail-Vorlage liegt am Vertrag. Jupiter ERP prüft stündlich, oder Sie starten die Verarbeitung sofort.

Sind das dieselben Rechnungen wie eine einzelne Ausgangsrechnung?

Ja. Nummernkreis, PDF, GiroCode laut Druckoptionen und die E-Rechnung folgen den Einstellungen des Mandanten. Offene Beträge ordnen Sie im Zahlungsabgleich zu, Mahnungen und Gutschriften leiten Sie wie gewohnt ab.

Dokumente

Wiederkehrende Rechnungen

Q: In welchem Tarif sind wiederkehrende Rechnungen enthalten?

In der Testphase und im Enterprise-Tarif. Free, Basic und Business enthalten sie nicht. Endet die Testphase ohne Enterprise, setzt Jupiter ERP aktive Verträge auf inaktiv. Rechnungen, die schon erzeugt wurden, bleiben.

Retainer, Abo und Pauschale einmal anlegen. Jupiter ERP schreibt die nächste Rechnung.

Legen Sie wiederkehrende Rechnungen mit Intervall, Positionen und Texten an. Jupiter ERP erzeugt fällige Rechnungen automatisch oder auf Knopfdruck, als Entwurf zum Prüfen oder direkt per E-Mail. Nummernkreis, Layout und E-Rechnung sind dieselben wie bei jeder anderen Ausgangsrechnung.

Hinweis: Enterprise und Testphase

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Auf einen Blick

Diese Punkte deckt die Funktion im Alltag ab.

Intervall in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren
Entwurf oder Versand per E-Mail
Positionen und Texte einmal vorbelegen

Im Detail

Hintergrund, typische Workflows und konkrete Panel-Funktionen, ausführlicher als die Kurzübersicht oben.

Dieselbe Leistung, nächste Periode

Ein Retainer, ein Software-Abo oder eine Wartungspauschale hat jeden Monat dieselben Positionen, denselben Kunden und dasselbe Zahlungsziel. Wiederkehrende Rechnungen speichern genau das: Intervall, Laufzeit und die Vorbelegung für Betreff, Texte und Positionen.

Sie richten das unter Service als Wartungsvertrag mit Vertragstyp Rechnung ein. Jupiter ERP prüft stündlich, ob eine Periode fällig ist, und erzeugt die Rechnung. Auf Knopfdruck geht es über „Nächste Rechnung erstellen“, ohne auf den nächsten Lauf zu warten.

Entwurf prüfen oder direkt versenden

Pro Vertrag wählen Sie, ob die Rechnung als Entwurf entsteht oder gespeichert und per E-Mail versendet wird. Die E-Mail-Vorlage, Empfänger und Kopie an Sie selbst liegen am Vertrag. So bleibt der Versand nachvollziehbar, auch wenn niemand die Rechnung von Hand öffnet.

Das Rechnungsdatum setzen Sie auf den ersten Tag, die Mitte oder den letzten Tag der Periode. Erstellt wird sie, sobald dieser Tag erreicht ist. In der Liste sehen Sie die nächste Erstellung und den nächsten Zeitraum, plus Filter für überfällige Termine.

Danach eine normale Ausgangsrechnung

Die erzeugte Rechnung hängt am Kontakt und am Vertrag. Nummernkreis, Briefpapier und der E-Rechnung-Standard des Mandanten gelten wie bei einer einzelnen Rechnung. GiroCode und übrige Druckoptionen kommen aus der Vorbelegung am Vertrag.

Offene Beträge ordnen Sie im Zahlungsabgleich zu. Mahnungen und Gutschriften leiten Sie aus der Rechnung ab. Endet die Laufzeit, setzen Sie ein End-Datum oder den Status auf inaktiv. Bereits erzeugte Rechnungen bleiben im Archiv.

Was Sie an der wiederkehrenden Rechnung festlegen

Die Vorlage ist ein Wartungsvertrag mit Typ Rechnung. Daraus entsteht je Periode eine Ausgangsrechnung, mit denselben Positionen, bis Sie die Vorlage ändern.

Kontakt, Titel, Status und optionales End-Datum festlegen
Intervall in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren wählen, zum Beispiel alle 3 Monate
Positionen, Betreff, Kopftext, Fußtext und Zahlungsziel vorbelegen
Rechnungsdatum auf den ersten Tag, die Mitte oder den letzten Tag der Periode legen
Automatik auf Entwurf oder Speichern und per E-Mail versenden stellen
E-Mail-Vorlage, Empfänger und Kopie an sich selbst hinterlegen
Optional Projekt, Kostenstelle und Serviceobjekte zuordnen
Die nächste Rechnung manuell erzeugen oder den stündlichen Lauf abwarten
In der Liste nächste Erstellung, nächsten Zeitraum und überfällige Termine filtern

Tarif und was nach der Testphase bleibt

Wiederkehrende Rechnungen gehören zum Service-Bereich und sind in der Testphase sowie im Enterprise-Tarif enthalten. Free, Basic und Business enthalten sie nicht.

Endet die Testphase ohne Enterprise, setzt Jupiter ERP aktive Verträge auf inaktiv. Rechnungen, die schon erzeugt wurden, bleiben mit Nummer, Status und Zahlungshistorie stehen.

So funktioniert es im Panel

Die wichtigsten Bausteine im Überblick, ergänzt durch die ausführliche Beschreibung darüber.

Einmal einrichten

Kontakt, Laufzeit, Intervall und Positionen hinterlegen Sie an einem Vertrag mit Typ Rechnung. Betreff, Kopf- und Fußtext, Zahlungsziel und Druckoptionen gelten für jede Periode.

Fällige Rechnung erzeugen

Bei aktiver Automatisierung prüft Jupiter ERP stündlich fällige Perioden. Die Rechnung entsteht als Entwurf oder wird gespeichert und per E-Mail versendet. Manuell starten Sie sie über „Nächste Rechnung erstellen“.

Rechnungsdatum in der Periode

Sie wählen, ob das Datum auf den ersten Tag, die Mitte oder den letzten Tag der Periode fällt. Erstellt wird die Rechnung, sobald dieser Tag erreicht ist.

Dieselbe Rechnung wie sonst

Die erzeugte Rechnung nutzt Nummernkreis, Briefpapier und den E-Rechnung-Standard des Mandanten. Zahlung, Mahnung und Gutschrift laufen wie bei einer einzeln geschriebenen Rechnung.

Häufige Fragen

Erste Rechnung in wenigen Minuten

Kostenlos starten: Rechnungen im Free-Tarif schreiben. Paket, Laufzeit und Add-ons wählen Sie danach in der App. Individuelle Anpassungen oder API-Integration? Sprechen Sie uns an.

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