Grundsätzlich können Unternehmer die ihnen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen (§ 15 UStG), sofern die Leistung für das Unternehmen bezogen wurde. Es gibt jedoch mehrere Einschränkungen, bei denen der Vorsteuerabzug eingeschränkt oder die Betriebsausgaben gekürzt werden.
Bewirtungskosten (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG)
Geschäftsbezogene Bewirtungskosten (Essen mit Geschäftspartnern) sind nur zu 70 % als Betriebsausgabe abzugsfähig:
| Position | Behandlung |
|---|---|
| Vorsteuer auf der Bewirtungsrechnung | Vollständig abziehbar (100 %) |
| Nettobetrag als Betriebsausgabe | Nur 70 % abzugsfähig |
| Rest (30 %) | Nicht abzugsfähig (nicht abzugsfähige Betriebsausgabe, nbBA) |
Beispiel: Restaurantrechnung 119 € brutto (100 € netto + 19 € USt):
- Vorsteuerabzug: 19 € (vollständig)
- Betriebsausgabe: 70 € (70 % von 100 € netto)
- Nicht abzugsfähig: 30 € netto
Pflichtangaben auf dem Beleg: Anlass der Bewirtung, bewirtete Personen, Ort und Datum. Ohne diese Angaben kann die Steuerberatung die 70 %-Regelung nicht anerkennen.
In Jupiter ERP: Kategorie „Bewirtungskosten" wählen. Das Tool tax_insights listet erfasste Bewirtungskosten auf.
Geschenke an Geschäftsfreunde (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG)
Geschenke an Personen außerhalb des Unternehmens sind nur abzugsfähig, wenn der Wert pro Empfänger und Jahr 35 € netto nicht übersteigt (Freigrenze):
- Bis 35 € netto pro Empfänger/Jahr: Betriebsausgabe + Vorsteuerabzug möglich.
- Über 35 € netto: Der gesamte Geschenkwert ist nicht abzugsfähig (Freigrenze, nicht Freibetrag: ein Cent drüber macht alles nicht abzugsfähig).
Vorsteuer: Bei nicht abzugsfähigen Geschenken entfällt auch der Vorsteuerabzug.
Kfz-Privatnutzung
Wird ein Firmenfahrzeug privat genutzt, muss der Privatanteil versteuert werden. Zwei gängige Methoden:
1-%-Regelung (pauschale Methode):
- 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat als geldwerter Vorteil (Privatnutzung).
- 0,03 % pro Entfernungskilometer für Fahrten Wohnung–Arbeit.
- Vereinfacht, aber oft teurer als Fahrtenbuch.
Fahrtenbuch (tatsächliche Methode):
- Lückenloses Fahrtenbuch mit allen Fahrten (privat/geschäftlich).
- Nur der geschäftliche Anteil ist Betriebsausgabe; Vorsteuer entsprechend aufteilen.
- Aufwendiger, aber oft günstiger.
Folge für Vorsteuer und Betriebsausgaben:
- Kfz-Kosten (Kraftstoff, Versicherung, Reparatur) werden nur anteilig als Betriebsausgabe und Vorsteuer abgezogen.
- Der Privatanteil ist nicht abzugsfähig.
In Jupiter ERP: Kategorie „Kfz-Kosten" oder „Kfz-Leasing" wählen. Die Aufteilung erfolgt in der Steuererklärung.
Repräsentationsaufwendungen
Aufwendungen für die Repräsentation des Unternehmens (z. B. Empfänge, Geschenke mit Firmenlogo an Kunden) sind grundsätzlich nicht abzugsfähig und der Vorsteuerabzug entfällt (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Ausnahme: Geschenke bis 35 € (siehe oben).
Telefon und Internet (gemischte Nutzung)
Bei Telefon und Internet mit privatem Anteil (z. B. Handy des Geschäftsführers) wird üblicherweise ein pauschaler Privatanteil angesetzt (häufig 20 % nicht abzugsfähig), sofern keine exakte Aufteilung nachgewiesen wird.
Kein Vorsteuerabzug für Kleinunternehmer
Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) nutzen, dürfen keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Eingangsrechnungen werden brutto als Betriebsausgabe erfasst. Details finden Sie unter Umsatzsteuer-Sonderfälle: Reverse Charge, ig. Erwerb, Kleinunternehmer.
Übersicht: Vorsteuer vs. Betriebsausgabe
| Sachverhalt | Vorsteuerabzug | Betriebsausgabe |
|---|---|---|
| Normale Betriebsausgabe | 100 % | 100 % |
| Bewirtung | 100 % | 70 % |
| Geschenke ≤ 35 €/Empfänger/Jahr | 100 % | 100 % |
| Geschenke > 35 €/Empfänger/Jahr | 0 % | 0 % |
| Repräsentation | 0 % | 0 % |
| Kfz (mit Privatanteil) | Anteilig | Anteilig |
| Kleinunternehmer | 0 % | Brutto (inkl. USt) |
Tipp: Dokumentieren Sie Bewirtungen und Geschenke sorgfältig (Empfänger, Anlass, Betrag). Fehlende Nachweise führen dazu, dass die Steuerberatung die Abzugsfähigkeit nicht anerkennen kann.
Häufige Fragen
Warum ist die Vorsteuer bei Bewirtung voll abziehbar, aber nur 70 % Betriebsausgabe?
Das ist gesetzlich so geregelt: Die USt-Schuld des Lieferanten bleibt bestehen (Vorsteuerabzug), aber der ESt-Gesetzgeber kürzt die Betriebsausgabe auf 70 %, um private Essensanteile zu berücksichtigen.
Muss ich Geschenke einzeln erfassen?
Ja, für die 35-€-Freigrenze pro Empfänger und Jahr ist eine Nachverfolgung pro Person erforderlich. Jupiter ERP erfasst Belege einzeln; die Zuordnung zum Empfänger sollte im Belegtext oder in der Beschreibung dokumentiert werden.
Wie erfasse ich Kfz-Kosten bei gemischter Nutzung?
Verbuchen Sie die vollständigen Kfz-Kosten als Beleg. Die Aufteilung in geschäftlich/privat erfolgt bei der Steuererklärung (1-%-Regelung oder Fahrtenbuch).
