Mandantentrennung in Cloud-ERP

Multi-Tenant heißt: Viele Unternehmen nutzen dieselbe Anwendung und dieselben Server. Das spart Betriebskosten und hält Updates zentral. Es heißt nicht, dass Kundendaten in einem gemeinsamen Topf liegen. Die kritische Frage ist, ob die Software jeden Lese- und Schreibzugriff an einen Account bindet, bevor etwas aus der Datenbank kommt.

Für Sie als Betreiber zählt das Ergebnis: Ein Mitarbeiter von Firma A darf keine Rechnung, keinen Kontakt und keinen Serviceauftrag von Firma B sehen. Das gilt für die Oberfläche, für Exporte, für die globale Suche und für die Account-API. Wenn diese Grenze fehlt, nützen Verschlüsselung und Hosting-Standort allein wenig.

Jupiter ERP arbeitet mit Accounts als Mandanten. Jeder Account hat einen eigenen Datenraum. Zugriffe auf Daten anderer Mandanten sind weder in der Oberfläche noch über Schnittstellen vorgesehen. Die gemeinsame Infrastruktur bleibt, die Trennung sitzt in der Anwendungslogik und in den Abfragen.

Geteilte Infrastruktur betrifft Rechenzentrum, Container, Datenbankcluster und Backup-Pipelines. Viele Mandanten laufen auf denselben Maschinen. Das ist üblich und wirtschaftlich. Datentrennung betrifft die Frage, welche Zeilen ein Benutzer je Request lesen darf. Beides zu vermischen, führt zu falschen Erwartungen: „Wir hosten in Deutschland“ ist kein Ersatz für Account-Filter in jeder Abfrage.

Technisch prüft Jupiter ERP bei Anfragen mit Entitäts-IDs, ob der Datensatz zum aktuellen Account gehört. Fehlt die Bindung, gibt es keinen Zugriff. Die globale Suche liefert ausschließlich Treffer des eigenen Mandanten. Dasselbe gilt für KI-Assistent und Chat: sie arbeiten lesend und bleiben auf Ihren Account begrenzt.

Enterprise-Kunden können zusätzlich dedizierte Umgebungen besprechen, wenn Ausschreibungen oder interne Richtlinien eine stärkere Isolation verlangen. Für die meisten KMU reicht die logische Mandantentrennung, solange Rollen, Protokolle und Festschreibung sauber genutzt werden.

Mandantentrennung schützt Sie vor fremden Unternehmen. Innerhalb Ihres Teams brauchen Sie eine zweite Grenze: Wer darf Finanzen sehen, wer nur Serviceeinsätze, wer darf exportieren? Feingranulare Rechte pro Modul reduzieren Fehlbedienung und begrenzen den Schaden, wenn ein Zugang kompromittiert wird.

In Jupiter ERP laden Sie Benutzer ein und weisen Rollen zu. Buchhaltung sieht Finanzen und Auswertungen, Servicetechniker arbeiten mit Aufträgen und Protokollen, ohne zwangsläufig Banking oder DATEV-Export zu öffnen. Wer das Aktivitätsprotokoll einsehen darf, steuern Sie ebenfalls über Berechtigungen. Das Protokoll selbst ist in allen Paketen enthalten und bleibt mandantenweit.

Rollen ersetzen keine organisatorische Klarheit. Legen Sie fest, wer Perioden festschreibt, wer Stammdaten ändert und wer Bankumsätze zuordnet. Software setzt um, was Sie in der Rolle hinterlegen. Die Verantwortung für interne Richtlinien bleibt bei Ihnen.

Für Agenturen oder Steuerkanzleien mit mehreren Mandanten gilt dasselbe Prinzip andersherum: Jeder Kunden-Account bleibt getrennt. Es gibt keinen gemeinsamen Datenpool „über alle Mandanten“, den ein Benutzer versehentlich durchsuchen könnte. Was zusammengehört, organisieren Sie über Prozesse und Berechtigungen, nicht über vermischte Datensätze.

Die GoBD verlangen nachvollziehbare, geordnete und unveränderte Aufzeichnungen. Das setzt voraus, dass Belege und Protokolle dem richtigen Unternehmen zugeordnet bleiben. Vermischte Mandantendaten machen Revision und Steuerprüfung unnötig riskant: Sie müssten nachweisen, dass fremde Datensätze nie in Ihren Auswertungen landeten.

Jupiter ERP unterstützt mit Festschreibung, PDF-Ablage, Änderungsprotokollen und DATEV-kompatiblem Export ab dem Business-Paket. Die technische Mandantentrennung ist die Basis darunter. Software allein ersetzt keine Verfahrensdokumentation und keine Abstimmung mit dem Steuerberater. Sie liefert die Grenze, damit Ihre Prozesse überhaupt prüfbar bleiben.

Datenschutzrechtlich sind Sie in der Anwendung typischerweise Verantwortlicher für die Daten Ihrer Kunden und Mitarbeiter. Jupiter ERP verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter. AVV, Hosting in Deutschland und Rollen sind ergänzende Bausteine. Details stehen auf der Seite Sicherheit & Compliance.

Fragen Sie konkret nach: Wird jeder API-Aufruf und jede Listenabfrage an den Account gebunden? Liefert die Suche nur eigene Treffer? Gibt es Rollen pro Modul und ein Änderungsprotokoll? Können Sie festschreiben und exportieren, ohne dass Daten anderer Mandanten im Paket landen?

Marketingtexte mit „Enterprise-Sicherheit“ helfen wenig, wenn die Antworten vage bleiben. Prüfen Sie in einer Testphase, ob ein zweiter Testaccount wirklich unsichtbar ist, und ob ein Benutzer mit eingeschränkter Rolle Finanzen nicht öffnen kann. Das ist in wenigen Minuten erkennbar.

Jupiter ERP ist für KMU gebaut, die Cloud-Komfort wollen und trotzdem klare Grenzen brauchen. Wenn Sie wachsen, bleiben Module und Benutzerzahl skalierbar, ohne dass Sie die Mandantenlogik neu erfinden müssen.

Nehmen Sie die Testphase ernst: Legen Sie zwei getrennte Accounts an oder arbeiten Sie mit eingeschränkten Rollen im selben Mandanten. Prüfen Sie Suche, Belegliste und Export. Was Sie dort nicht sehen dürfen, darf auch später in Produktion nicht sichtbar sein. Die Feature-Seiten zu Benutzern und Protokoll beschreiben die Schalter im Detail.