Mit Ordnern, aussagekräftigen Dateinamen und gepflegten Details finden Sie und Ihr Team Dateien im Drive schnell wieder. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Ordner anlegen, Dateien verschieben, Details pflegen und den Papierkorb nutzen.
Voraussetzungen
- Berechtigungen im Bereich Dateien: Erstellen für neue Ordner, Aktualisieren zum Verschieben und Bearbeiten, Löschen für den Papierkorb.
Ordner anlegen
- Öffnen Sie Drive → Explorer.
- Klicken Sie auf Neuer Ordner.
- Geben Sie unter Name einen Namen ein, zum Beispiel „Verträge“. Optional wählen Sie eine Farbe und unter Übergeordneter Ordner den Ordner, in dem der neue Ordner liegen soll. Standard ist das Hauptverzeichnis.
- Speichern Sie.
Über das Menü Aktionen eines Ordners stehen Öffnen, Umbenennen, Verschieben, Unterordner anlegen und Löschen zur Verfügung. Beim Löschen eines Ordners werden die enthaltenen Dateien in den Papierkorb verschoben.
Dateien verschieben
- Markieren Sie eine oder mehrere Dateien. Mit Alle auswählen markieren Sie alle Dateien des Ordners.
- Klicken Sie auf Verschieben.
- Wählen Sie den Zielordner und bestätigen Sie.
Datei-Details pflegen
Klicken Sie auf eine Datei, um die Details zu öffnen. Dort sehen Sie eine Vorschau und können Dateiname, Kategorie, Belegdatum, Referenz, Kontakt und Notizen pflegen. Unter Metadaten stehen Dateigröße, Typ, Erstellt von sowie die Zeitpunkte. Gehört die Datei zu einem Datensatz, etwa einem Beleg, führt der Link unter Verknüpft mit direkt dorthin. Über Download speichern Sie die Datei lokal.
Dateien finden
- Suche: Geben Sie im Feld Dateien suchen … einen Teil des Dateinamens ein.
- Ansicht: Wechseln Sie zwischen Listenansicht und Kachelansicht und sortieren Sie nach Name aufsteigend oder Name absteigend. Die Listenansicht zeigt Kategorie, Belegdatum, Erstellt und Größe.
- Feste Ordner: Alle Dokumente zeigt alle Dateien, Inbox neu hochgeladene Dateien, Papierkorb gelöschte Dateien.
Papierkorb
- Markieren Sie Dateien und wählen Sie In den Papierkorb.
- Im Ordner Papierkorb können Sie Dateien Wiederherstellen oder Endgültig löschen. Endgültiges Löschen lässt sich nicht rückgängig machen.
Hinweis: Dateien mit dem Badge Geschützt, zum Beispiel die Originaldateien von Belegen, können Sie nicht in den Papierkorb verschieben. So bleiben Buchungsunterlagen vollständig erhalten.
Typische Probleme
„In den Papierkorb“ ist ausgegraut.
Die Datei ist geschützt, weil sie zu einem Beleg gehört. Sie bleibt so lange erhalten wie der Beleg.
Eine Datei ist verschwunden.
Prüfen Sie den Papierkorb und suchen Sie unter Alle Dokumente nach dem Namen.
